Protokół z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z 28 marca 2011 r.
Protokół
z posiedzenia Komisji Rewizyjnej
z 28 marca 2011 r.
Pkt 1
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski o godz. 15.00 otworzył posiedzenie komisji, powitał radnych oraz zaproszonych gości.
Zgodnie z listą obecności w posiedzeniu uczestniczyło 5 członków komisji rewizyjnej (załącznik nr 1).
Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami komisji:
Jan Maciejewski, zastępca burmistrza Miasta i Gminy Września,
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunlanego,
Robert Stachowicz, kierownik referatu inwestycyjnego,
Tomasz Koralewski, kierownik zamówień publicznych,
Anna Grzybowska, pełnomocnik ds. profilaktyki,
Kazimierz Szymkowiak, inspektor w referacie inwestycyjnym,
Anna Olkowska, samodzielny referent w Biurze Rady Miejskiej,
Pkt 2
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski przedstawił porządek obrad posiedzenia komisji (załącznik nr 2).
Pkt 3
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski poprosił o udzielenie informacji dotyczącej realizacji zadań w 2010 roku tj.: budowy i modernizacji obiektów sportowych oraz placów zabaw na terenie miasta i gminy.
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunlanego, omówił zadania realizowane w 2010 roku (załącznik nr 3). W skład inwestycji wchodzą:
a) sala sportowa w Chwalibogowie, największa inwestycja, której budowę rozpoczęto w 2009 roku, projekty powstały w 2007 roku, aktualizowano je w 2009 roku.
b) budowa placów zabaw przy szkołach podstawowych, tj.: SSP nr 1we Wrześni, SSP nr 2 we Wrześni, ZS w Nowym Folwarku, ZS w Otocznej, SSP nr we Wrześni, SSP w Chwalibogowie, SSP w Kaczanowie, ZS w Marzeninie. Na każdy plac wykonano odrębne projekty, każdy z nich posiada nawierzchnię tartanową, bezpieczną dla dzieci.
c) budowa kompleksu boisk przy Gimnazjum nr 2 we Wrześni w ramach programu „Moje boisko - Orlik 2012" (boiska i zaplecze),
d) budowa kompleksu boisk przy ZS w Nowym Folwarku w ramach programu „Moje boisko - Orlik 2012" (boiska i zaplecze),
e) plac zabaw przy ul. Kosynierów w pobliżu sali gimnastycznej przy Samorządowej Szkole Podstawowej nr 1. Zakup urządzenia wraz z montażem oraz wykonanie nawierzchni tartanowej.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski zapytał jak i przez kogo były podejmowane decyzje dotyczące wyboru określonych zadań do realizacji? Czy podjęte zadania do realizacji były ujęte w uchwale budżetowej?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego, powiedział, że wszystkie zadania były wykonywane zgodnie z ustawą budżetową. Muszą być ujęte w budżecie, ponieważ w innym przypadku nie można by ich było zrealizować.
Jan Maciejewski, zastępca burmistrza Miasta i Gminy Września powiedział, że jeżeli chodzi o wybór Orlików, to Gimnazjum nr 2 to jedyna szkoła we Wrześni, w której Orlika nie było. Została jeszcze Samorządowa Szkoła Podstawowa nr 6 we Wrześni, ale nie spełniała wymagań ze względu na ograniczoną powierzchnię nieruchomości. Jeżeli chodzi o Nowy Folwark, to wyboru dokonano w oparciu o wielkość szkoły i lokalizację.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał o metodę wyłaniania wykonawców i czy była ona zgodna ustawą o zamówieniach publicznych?
Tomasz Koralewski, kierownik zamówień publicznych, powiedział, że na projekty budowy Orlików został przeprowadzony przetarg nieograniczony w 2009 roku. W jego wyniku dokonano wyboru dwóch ofert. Wygrał je ten sam podmiot, była to firma DOMAR z Ostrowa. Na wybór wykonawców budowy Orlików zgodnie z obowiązującymi przepisami został rozpisany przetarg nieograniczony. Każde z boisk miało innego wykonawcę.
Ze względu na braki formalne w/s wyłonienia wykonawcy na realizację boiska przy Gimnazjum nr 2 we Wrześni odrzucono jedną z ofert.
Jeżeli chodzi o realizację zaplecza dla Orlików, Ministerstwo wprowadziło zmiany, dlatego znacznie zmniejszył się okres na wysłanie koncepcji do Ministerstwa, jak również realizacji projektu. Ze względu na koszty inwestycji odstąpiono od przetargu. Urząd wystąpił do miejscowego projektanta, który wykonywał koncepcję na przygotowanie projektu. Trwało to ok. 4 tygodni, natomiast procedura przetargowa jest znacznie dłuższa. Na roboty budowlane zostały rozpisane dwa postępowania, na zaplecza: w Gimnazjum nr 2, gdzie wpłynęły dwie oferty i dla Nowego Folwarku 3 oferty.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał, czy od czasu realizacji do dziś przeprowadzane były jakieś kontrole zewnętrzne? Jeżeli tak, jakie były ustalenia tych kontroli? Czy istnieją jakieś protokoły z tych kontroli i czy komisja rewizyjna mogłaby się z nimi zapoznać?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunlanego, powiedział, że wszystkie place zabaw przy szkołach były kontrolowane przez firmę wybraną przez Ministerstwo Edukacji. Wszystkie musiały się zakończyć wynikiem pozytywnym, żeby otrzymać dofinansowanie i tak się stało. Jeżeli chodzi o Orliki, to nie było kontroli, natomiast całe postępowania i procedury są monitorowane przez CBA. Urząd musi przesyłać wszystkie dane związane z zamówieniami publicznymi, służą do tego specjalne tabele udostępnione przez Urząd Marszałkowski. Wszystkie informacje są na te tabele nanoszone i przekazywane.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał, czy były jakieś uwagi dotyczące wykonania inwestycji?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunlanego powiedział, że w przypadku boisk były jakieś drobne poprawki, które zostały zrealizowane a następnie zatwierdzone.
Kazimierz Szymkowiak, inspektor w referacie inwestycyjnym, powiedział, że przy placach zabaw poprawki wskazane przez firmę kontrolującą budowę przysłaną przez Ministerstwo nanoszono na bieżąco. Aby plac zabaw mógł być oddany do użytku, jego realizacja musiała się skończyć wynikiem pozytywnym stwierdzonym przez kontrolującego, stąd poprawki robiono na bieżąco. Każda inwestycja została zakończona w wyznaczonym terminie.
Radny Maciej Szelągiewicz zapytał, z czego wynikała różnica kwoty na drodze przetargu między jednym a drugim wykonawcą?
Tomasz Koralewski, kierownik zamówień publicznych powiedział, że to zweryfikował przetarg. Zawsze jest tak, że rozstrzygnięcia na ogół są różne. Często bywa tak, że firmy przy drugim przetargu weryfikują swoje oferty
Radny Szymon Paciorkowski zapytał, ile razy od czasu oddania tych projektów do użytku musiały już być wykonywane naprawy? Jak to wyglądało w przypadku gwarancji? Jak wygląda sytuacja placów zabaw?
Tomasz Koralewski, kierownik zamówień publicznych powiedział, że wszystkie urządzenia na placach zabaw muszą posiadać certyfikat bezpieczeństwa, na etapie odbioru przechodziły również kontrolę dotyczącą bezpieczeństwa. Poza tym urząd wymagał na drodze przetargu specjalnych certyfikatów higienicznych i zgodności z normami europejskimi, zarówno urządzeń jak i nawierzchni. Natomiast Ministerstwo Edukacji Narodowej kontrolowało dokumenty powykonawcze.
Kazimierz Szymkowiak, inspektor w referacie inwestycyjnym powiedział, że przy placach zabaw do końca maja 2011 roku zostaną naniesione drobne poprawki np. w Kaczanowie będzie przemalowana część urządzeń na placu specjalną farbą, natomiast jeżeli chodzi o elementy uszkodzone na placach, to nie ma ma żadnych zgłoszeń, podobnie jest w sprawie Orlików. Ewentualnie w Marzeninie w pobliżu placu zabaw firma wykonująca inwestycję musi poprawić nawierzchnię.
Tomasz Koralewski, kierownik zamówień publicznych powiedział, że jeżeli chodzi o gwarancję na place zabaw, to jest to 36 miesięcy gwarancji,natomiast na Orliki 60 miesięcy zgodnie z wymogami Ministerstwa Edukacji.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał w jakim stopniu eksploatowane są Orliki, tzn. czy są w pełni obciążone? Jak to wygląda na ten moment z zarządzaniem? Czy cieszą się taką samą popularnością jak na początku?
Tomasz Koralewski, kierownik zamówień publicznych powiedział, że w czasie zajęć szkolnych obiekty te są w pełni wykorzystywane, natomiast po zajęciach zajmują się tym animatorzy.
Jan Maciejewski, zastępca burmistrza Miasta i Gminy Września powiedział, że Urząd nie prowadzi danych dotyczących obłożenia Orlików. Najważniejsze jest to, że boiska są wykorzystywane przez młodzież szkolną. Popołudniami obiekty są dostępne dla wszystkich. W momencie, gdy we Wrześni powstał pierwszy Orlik, to obłożenie było bardzo duże, z czasem gdy przybywało tych boisk, to się rozłożyło. Po zsumowaniu tego co się dzieje na obiekcie podczas zajęć i po zajęciach, to jest to na pewno potrzebna i sensowna inwestycja.
Radny Ryszard Szwajca zaproponował, aby komisja zajęła się w sposób szczegółowy np. Orlikami i dokumentacją z nimi związaną. Uzasadnił swoją propozycję faktem, że inwestycji było dużo i Komisja Rewizyjna nie jest w stanie sprawdzić wszystkiego. Zaproponował zbadanie strony finansowej.
Komisja Rewizyjna wnioskuje, aby pod wnikliwą kontrolę poddać dwie spośród wszystkich realizowanych w 2010 roku inwestycji związanych z budową i modernizacją obiektów sportowych oraz placów zabaw na terenie Miasta i Gminy Września, tj.: budowa kompleksu boisk przy Gimnazjum nr 2 we Wrześni w ramach programu „Moje boisko - Orlik 2012" (boiska i zaplecze) oraz budowa kompleksu boisk przy ZS w Nowym Folwarku w ramach programu „Moje boisko - Orlik 2012" (boiska i zaplecze).
Radny Szymon Paciorkowski zapytał czy Urząd Miasta i Gminy we Wrześni porównywał koszty związane z realizacją boisk z innymi miastami na terenie Wielkopolski?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunlanego powiedział, że takiego porównania dokonano podczas budowy pierwszego Orlika w celu sprawdzenia rozbieżności. Wtedy było bardzo mało firm, które wykonywało tego typu zlecenia. Przy kolejnych inwestycjach zaprzestano takich porównań.
Radny Ryszard Szwajca zapytał jak wygląda kwestia dopłat z Ministerstwa, czy określane jest to kwotowo czy procentowo?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że dotacja określana jest zarówno kwotowo jaki i procentowo. Jest limit finansowy, ale i też procentowy czyli 33%, nie więcej jak 1/3 kwoty inwestycji. Pieniądze przelane były na konto po wykonaniu inwestycji.
Radny Ryszard Szwajca zapytał czy jest już sporządzone sprawozdanie z budżetu za 2010 rok?
Jan Maciejewski, zastępca burmistrza Miasta i Gminy Września powiedział, że sprawozdanie będzie gotowe za kilka dni.
WNIOSKI:
Komisja Rewizyjna stwierdziła, że procedura przetargowa dotycząca wyboru wykonawców na realizację inwestycji została przeprowadzona prawidłowo.
Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej we Wrześni po zapoznaniu się z dokumentacją dotyczącą budowy kompleksu boisk przy Gimnazjum nr 2 we Wrześni w ramach programu „Moje boisko - Orlik 2012" nie stwierdziła uchybień.
Komisja Rewizyjna po zapoznaniu się z dokumentacją dotyczącą budowy kompleksu boisk przy Zespole Szkół w Nowym Folwarku w ramach programu „Moje boisko - Orlik 2012" nie stwierdziła uchybień.
Komisja Rewizyjna stwierdziła, że inwestor, jakim jest Gmina Września, zadbała o rzetelność wykonania zadań poprzez 10% zabezpieczenia środków wykonawcy na poczet ewentualnych napraw.
Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej we Wrześni stwierdziła, że obiekty zostały wykonane zgodnie z wymogami i certyfikatami bezpieczeństwa.
Pkt 4 i 5
Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski o godz. 16.30 zamknął posiedzenie komisji.
Protokół zawiera 5 ponumerowanych stron.
Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady w Urzędzie Miasta i Gminy Września.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
/-/radny Bolesław Święciochowski
radny
/-/Waldemar Bartkowiak
radny
/-/Maciej Szelągiewicz
radny
/-/Szymon Paciorkowski
radny
/-/Ryszard Szwajca
Protokolant
/-/Anna Olkowska