Rocznik 2016

ZARZĄDZENIE Nr 154
Burmistrza Miasta i Gminy Września
z dnia 15 lipca 2016 r.

w sprawie: sposobu postępowania pracowników Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową oraz z podmiotami wykonującymi bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej

Na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. nr 169, poz. 1414, z 2009 r. nr 42 poz. 337, z 2011 r. nr 106 poz. 622, nr 161 poz. 966, z 2015 r. poz. 1893) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa:

1) sposób postępowania pracowników Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni, zwanego dalej „Urzędem", z podmiotami wykonującymi:
a) zawodową działalność lobbingową, o której mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa oraz
b) działalność lobbingową bez wpisu do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, zwanego dalej „rejestrem";
2) sposób dokumentowania kontaktów podejmowanych przez podmioty, o których mowa w pkt. 1.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) komórce koordynującej - należy przez to rozumieć Biuro Rady Miejskiej;
2) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć inne komórki organizacyjne Urzędu tj. wydziały, referaty i samodzielne stanowiska;
3) podmiocie - należy przez to rozumieć podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową oraz podmioty wykonujące bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej;
4) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa.

§ 3. Wystąpienia podmiotów kierowane do Urzędu mogą mieć formę:

1) zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem uchwały (aktu prawa miejscowego) lub projektem zarządzenia;
2) propozycji spotkania w celu omówienia zagadnień zawartych w wystąpieniu podmiotu ze wskazaniem przedmiotu spotkania.

§ 4.1. Wpływające do Urzędu wystąpienia, o których mowa w § 3, są przekazywane do komórki koordynującej.
2. Komórki organizacyjne są obowiązane do przekazywania wszelkich informacji dotyczących wystąpień podmiotów.
3. Komórka koordynująca dokonuje rejestracji wystąpienia, z zastrzeżeniem ust. 4-6.
4. Do wystąpienia, o którym mowa w § 3, podmiot dołącza:
1) zaświadczenie albo oświadczenie o wpisie do rejestru;
2) oświadczenie wskazujące podmioty, na rzecz których wykonuje zawodową działalność lobbingową;

3) w przypadku, gdy podmiot działa na rzecz osoby prawnej zarejestrowanej w Krajowym Rejestrze Sądowym - wyciąg albo oświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczącym tej osoby prawnej;
4) w przypadku, gdy podmiot jest reprezentowany przez osobę umocowaną - pełnomocnictwo do złożenia wystąpienia lub do reprezentowania podmiotu w Urzędzie wraz z dołączonym potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej.
5. W przypadku wystąpienia mającego formę zgłoszenia, o którym mowa w § 3 pkt 1, stosuje się przepisy ustawy.
6. W przypadku stwierdzenia braku któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w ust. 4 lub stwierdzenia braków formalnych zgłoszenia, komórka koordynująca występuje o uzupełnienie braków wyznaczając podmiotowi termin nie dłuższy niż 7 dni. Nieuzupełnienie braków w wyznaczonym terminie przyjmuje się za rezygnację podmiotu z wystąpienia.

§ 5.1. Komórka koordynująca udostępnia niezwłocznie w Biuletynie Informacji Publicznej informację o wystąpieniu podmiotu wraz ze wskazaniem oczekiwanego przez ten podmiot sposobu rozstrzygnięcia.
2. W przypadku wystąpień mających formę zgłoszenia, o których mowa w § 3 pkt 1, informacje, o których mowa w ust. 1, podlegają udostępnieniu przez komórkę koordynującą również na stronie internetowej Urzędu.

§ 6.1. Wystąpienie wymagające udzielenia podmiotowi pisemnej odpowiedzi jest przekazywane w formie kserokopii przez komórkę koordynującą do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych w celu jego rozpatrzenia.
2. Po przygotowaniu pisemnej odpowiedzi dla podmiotu przez komórkę organizacyjną, komórka ta przekazuje odpowiedź komórce koordynującej, aby ona nadała znak sprawy zgodny z prowadzonym przez nią rejestrem i udzieliła odpowiedzi podmiotowi.

§ 7.1. W przypadku wystąpienia, o którym mowa w § 3 pkt 2, nie zawierającego wskazania przedmiotu spotkania, komórka koordynująca zwraca się do wnioskodawcy o uzupełnienie.
2. Komórka koordynująca ustala w uzgodnieniu z komórką organizacyjną termin spotkania, z zastrzeżeniem ust. 1.
3. Spotkania podmiotów odbywają się w miejscu wskazanym przez komórkę koordynującą, w dniach pracy Urzędu, w obecności pracownika komórki organizacyjnej.

§ 8.1.Ze spotkania z podmiotem pracownik komórki koordynującej sporządza notatkę służbową.
2. Notatka służbowa zawiera w szczególności:
1) datę spotkania;
2) imiona i nazwiska osób obecnych na spotkaniu, w tym wskazanie podmiotu;
3) określenie form podjętej zawodowej działalności podmiotu wraz ze wskazaniem, czy polegała ona na wspieraniu określonych projektów, czy też na występowaniu przeciwko tym projektom;
4) podpis pracownika sporządzającego notatkę.

§ 9.1. Komórka koordynująca prowadzi rejestr wystąpień oraz dokumentację kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową.
2. Rejestr wystąpień powinien zawierać w szczególności:
1) imię i nazwisko albo firmę podmiotu;
2) wzmiankę o zaświadczeniu albo oświadczeniu o wpisie do rejestru oraz pisemnym oświadczeniu wskazującym podmioty, na rzecz których wykonywana jest zawodowa działalność lobbingowa;
3) termin i formę wystąpienia;
4) informację, jakiego projektu aktu normatywnego dotyczyło wystąpienie;
5) informację, jaki jest oczekiwany przez podmiot sposób rozstrzygnięcia sprawy.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

BURMISTRZ
/-/ Tomasz Kałużny