Protokół z posiedzenia komisji rewizyjnej
Protokół
z posiedzenia komisji rewizyjnej
z 17 października 2007 r.
Pkt 1
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 16.00 rozpoczął posiedzenie komisji, powitał radnych oraz zaproszonych gości. Zgodnie z listą obecności
w posiedzeniu uczestniczyło 6 członków komisji rewizyjnej (załącznik nr 1).
Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami komisji:
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego;
Agnieszka Sibilska, młodszy referent w Biurze Rady Miejskiej.
Pkt 2
Przewodniczący komisji radny Bolesław Święciochowski przedstawił porządek obrad posiedzenia komisji (załącznik nr 2), który został przyjęty przez aklamację.
Porządek obrad:
1) Otwarcie posiedzenia.
2) Przyjęcie porządku obrad.
3) Stanowisko komisji rewizyjnej w sprawie skargi Zygmunta Mazura.
4) Kontrola zamówień publicznych w I półroczu 2007 r.
5) Wolne głosy i wnioski.
6) Zakończenie posiedzenia.
Pkt 3
Członkowie komisji rewizyjnej ustosunkowali się do skargi pana Zygmunta Mazura na burmistrza miasta i gminy Września (załącznik nr 3).
Pkt 4
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział:
W poniedziałek każdy z członków komisji otrzymał zestawienie zamówień publicznych (załącznik nr 4) i myślę, że w oparciu o nie dojdziemy do wspólnego sposobu dokonywania kontroli.
Radny Mirosław Chudy powiedział: Każdy z nas miał możliwość przejrzenia zestawienia i każdy z nas jakieś uwagi i spostrzeżenia na ten temat ma.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Mam kilka pytań. W pozycji 4 (w „zamówieniach na roboty budowlane”) rozumiem, że jest błąd: w zestawieniu jest podana kwota wartości szacunkowej zamówienia 740.721,48 zł, a wartość faktyczna umowy to 9699.979,50 zł.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Jest to kwota 699.979,50 zł.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Rozumiem, że w tym materiale, który otrzymaliśmy są wszystkie zamówienia, które zostały ogłoszone w naszej gminie, rozstrzygnięte bądź nie. Ale mam pytanie, czy w kolumnie 4 (w „zamówieniach do wartości szacunkowej poniżej progu ustawowego – art. 4 pkt. 8”) jest to tożsame z zabezpieczonymi środkami na dany cel?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Jest to tożsame. Wartości szacunkowe zamówienia przy robotach budowlanych to wartości z kosztorysu inwestorskiego. I te wartości są tożsame, bądź są niższe od zabezpieczonych środków w budżecie. W dwóch bodajże przypadkach (na budowę kortów) przeznaczono mniej pieniędzy w budżecie, ale przed podpisaniem umowy, zgodnie z obowiązującymi teraz przepisami, do momentu podpisania umowy zamawiający musi znaleźć brakujące środki (przed czerwcem też był taki zapis, że nie można zawrzeć umowy, jeśli brakuje środków). Jednak nie zawsze wartości środków są z kosztorysów inwestorskich, bo są one bardzo często przeszacowane. Na sesji otwarcia ofert wszyscy przybyli uczestnicy są informowani o tym, jakie środki zostały przeznaczone w budżecie, a nie o tym, jaka jest wartość z kosztorysu inwestorskiego.
Radny Piotr Maciejewski zapytał: W tej kolumnie znajdują się pozycje, które nie są wypełnione, ale rozumiem, że przetarg został ogłoszony? Dla przykładu jest to pozycja 17 w „zamówieniach
na usługi”. Czym jest to spowodowane, że nie ma wskazania tej wartości szacunkowej?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Trochę pośpiechem pracy. Przeszukałem dane ze swojego rejestru, pisanego odręcznie, w którym są w niektórych miejscach braki. Informacje o wartości szacunkowej są w teczkach przetargowych, a tych teczek jest sporo.
Radny Andrzej Rzeźnik powiedział: w pozycji nr 15 (w „zamówieniach do wartości szacunkowej poniżej progu ustawowego – art. 4 pkt. 8”) nie ma ani wartości szacunkowych, ani faktycznych.
Radny Piotr Maciejewski zapytał: Rozumiem, że te przetargi zostały rozstrzygnięte? Czy nie? Czy wszystkie te informacje, które otrzymaliśmy, zostały ogłoszone, rozstrzygnięte
i zrealizowane (poza tymi, przy których jest napisane „przetarg unieważniony – wada specyfikacji istotnych warunków zamówienia, uniemożliwiająca złożenie prawidłowych ofert”)?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Tak.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: To nie rozumiem, jak może mieć miejsce przypadek, gdzie nie ma ani wartości szacunkowej ani wartości podpisanej umowy.
Radny Andrzej Rzeźnik powiedział: W „zamówieniach do wartości szacunkowej poniżej progu ustawowego – art. 4 pkt. 8” brak jest tych danych we wspomnianej pozycji nr 15 (usługa transportowa – przewóz 2 wycieczek), a także w pozycji 14 (usługa transportowa – przewóz dzieci na kolonie w ramach GPPiRPA) i w pozycji 19 (zamówienie na krążki miedziane o średnicy 22 mm – Prawybory). Takie braki nie ukazują, ile to kosztowało, ani nie wiadomo, czy wartość nie została przekroczona?
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Ale to jest do wyliczenia w każdej chwili, bo jest podana cena kilometra i ilość kilometrów. Rozumiem, że te postępowania są bez przetargu? Czyli,
że przetargu nie ogłaszaliśmy, tylko było to z wolnej ręki?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: To nie jest z wolnej ręki, tylko w trybie ustawy prawo zamówień publicznych – na podstawie artykułu zwalniającego ze stosowania przepisów ustawy (jest to art. 4 ust. 8). Są to zamówienia realizowane w trybie bezprzetargowym do 14 tys. euro - a przepisów tej ustawy nie stosuje się do zamówień do tej wartości.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Jak wybiera się wykonawcę?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Pracownik merytoryczny (prowadzący) dzwoni do 2-4 miejsc
(w zależności od dostępu wykonawców na rynku) i prosi o złożenie oferty.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Czyli jakieś oferty są? Czy jest wybór oferty, która przedstawia jakieś propozycje? Jeśli ktoś chciałby wykonać jakąś dobrą usługę za 100-200 zł, to czy jest tak, że A chciał tyle, B tyle, a C tyle i pracownik wybrał tego? I czy pracownik wybiera najtańszego czy najlepszego?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Wyboru dokonuje pracownik merytoryczny, zajmujący się tą sprawą. Wszystkie inne rzeczy, które są realizowane w trybie przetargu, trafiają do referatu zamówień publicznych. Natomiast dla tego typu zamówienia, odpowiedzialny jest pracownik, który sam musi to oszacować.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Czyli to nie podlega żadnej kontroli?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Nie podlega to kontroli prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Więc jeżeli my otrzymujemy materiał, z którego ma wynikać, że mamy badać sprawy przetargów i wydatków w ramach obowiązujących przepisów,
to ta informacja jest zbędna. Ja pytałem o to, czy te wszystkie informacje dotyczą zrealizowanych form przetargowych?
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał: Czy są jeszcze jakieś pytania?
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Proponowałbym wybrać spośród tego zestawienia konkretne oferty, uwzględniając podział na dostawy, usługi i roboty budowlane. Chciałbym dodać, że prawo zamówień publicznych zezwala na takie a nie inne procedury, zezwala na odstąpienie
od głównych procedur zamówień publicznych, ale z tego też wynikają określone zasady. Jeśli wpisana jest wartość szacunkowa, nie rozumiem, dlaczego nie można wpisać wartości faktycznej. Tak jest np. z wykonaniem statuetek „Złotego Wrzosu” - skoro nie jest napisane, że odstąpiono
od tego, to pewnie kupiono, zrealizowano – więc umowa musiała być podpisana.
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski wnioskował o uzupełnienie brakujących pozycji zestawienia zamówień publicznych. Zapytał: W takim razie, co byśmy wybrali do skontrolowania?
Radny Piotr Maciejewski poprosił Tomasza Koralewskiego, kierownika referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego o wymienienie największej inwestycji - jeśli chodzi o roboty budowlane oraz największy kontrakt - jeśli chodzi o usługi i dostawy.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Z usług największy kontrakt to przewóz dzieci do szkół (dowozy szkolne 2007-2008, w „zamówieniach na usługi”, II półrocze, pkt. 29), z I półrocza jest to bieżące utrzymanie czystości i porządku gminy Września (poz. 14). Co do dowozów szkolnych – im trasa jest dłuższa, im więcej jest punktów na trasie, tym stawka za kilometr jest mniejsza. Dla robót budowlanych jest to termomodernizacja budynku Gimnazjum nr 2 we Wrześni (w „zamówieniach na roboty budowlane, poz. 8) oraz termomodernizacja budynku SSP nr 2 we Wrześni (poz. 9). W jednym przypadku połączono budowę z obligacji czterech ulic: dwóch we Wrześni, dwóch na wioskach (poz. 21).
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: W przypadku termomodernizacji budynku SSP nr 2 we Wrześni (poz. 9) wartość szacunkowa wynosi około 737 tys. a w sumie wyszło 1.095.093,20 zł. Czy to dlatego, że poszerzono zakres prac?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Nie, kosztorys inwestorski był robiony z początkiem roku, kwoty były niższe, a środków zabezpieczonych w budżecie było więcej. A zakres prac był ten sam.
Radny Szymon Paciorkowski powiedział: Mam pytanie dotyczące budowy ulic. Okazuje się,
że kosztorys inwestorski był mocno przeszacowany. Z czego to wynika, że koszt faktyczny jest mniejszy?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: w przypadku budowy ulic na terenie gminy Września – jest z okolic dużo firm (Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Gniezno, Strada Środa Wlkp. czy firma słupecka), które ze sobą konkurują, co również wpływa na duże obniżenie.
Radny Mirosław Chudy zapytał: Czy nie bierzecie tego pod uwagę już przy szacunkach?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: kosztorys inwestorski przygotowuje projektant. Zależy to od tego,
z jakiego programu kosztorysowego korzysta. Przy jednej ulicy może być różnica między szacunkiem a ceną oferty 10-15%, a w drugim przypadku jest to różnica 40-50% (przy czym szacunek jest kwotą netto).
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał: Czy projektant dokonuje szacunku w imieniu urzędu (ma on dość dużą dowolność korzystania np. z określonego zestawu cen na różne artykuły)?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Każda z firm, która publikuje cenniki kosztorysów, zbiera dane. Niektórzy korzystają na przykład z informacji ściąganych z gmin, gdzie proszą nas o przesłanie składników cenotwórczych dla robót budowlanych drogowych i na podstawie urealnionych informacji budują swoje ceny.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Interesuje mnie poz. 20 w „zamówieniach na usługi”,
a więc bieżące utrzymanie i czyszczenie kanalizacji deszczowej. Czy w dokumentach, dotyczących tego przetargu jest określony zakres (które ulice mają być czyszczone)? Czy znajdę tam sieci, które są wyznaczone na dany moment, czy jest to tak ogólnie?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: To, które sieci mają być czyszczone, to bieżące zlecenia referatu komunalnego. Za to oni są odpowiedzialni.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Rozumiem, że 240 tys. zł jest na to przeznaczone, bo po stronie podpisanej umowy jest zapis „wg cen jednostkowych”. Czyli jest to 240 tys. zł, których przekroczyć nie wolno, natomiast referat decyduje, co trzeba przeczyścić w mieście?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Tak, referat decyduje wg zgłoszeń i interwencji mieszkańców.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Z czego wykonane są ulice? Jedne są z kostki pozbrukowej, inne są asfaltowe. Kto o tym decyduje?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Na etapie opracowywania projektu są uzgodnienia prowadzone
z referatem inwestycyjnym. Referat inwestycyjny, w porozumieniu z burmistrzami, decyduje czy ma to być kostka, albo czy ma to być np. pieszojezdnia. Po tym uzgodnieniu projektant przygotowuje projekt.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Co będziemy analizować? Sam przetarg czy całą dokumentację?
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Rozumiem z zapisu, że mamy skontrolować procedury przetargowe łącznie z ich wykonaniem.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: W momencie podpisania umowy sprawa trafia do referatu inwestycyjnego.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: wnioskuję o opinię prawną, dotyczącą zakresu merytorycznego kontroli zamówień publicznych przez komisję rewizyjną (czy w kompetencji komisji jest kontrola samej procedury zamówień publicznych – od momentu ogłoszenia
do podpisania umowy, czy łącznie z ich realizacją).
Jako pierwszą pozycję z usług mamy już wybraną pozycję 29 – dowozy szkolne 2007-2008.
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział: Jednak jest to II półrocze, a zgodnie z planem pracy mamy kontrolować I półrocze.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Na te przewozy moglibyśmy załapać się tylko wtedy, jeżeli uwzględnimy to inaczej w naszych planach. Nie tylko badanie I półrocza zamówień publicznych. Zakup materiałów do remontów chodników (poz. 10 w „zamówieniach na dostawy”) też jest w II półroczu.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Jest jeszcze poz. 2: zakup materiałów drogowych do remontów chodników na terenie miasta i gminy Września, co tyczy się I półrocza.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: A więc w dostawach mamy już pozycję 2 i 3 (zakup materiałów drogowych do remontów chodników na terenie miasta i gminy Września oraz zakup kostki granitowej surowołupanej przeznaczonej na modernizację płyty Rynku i parkingi przy niej).
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Do czego przeznaczony jest „zakup paliw ON, Pb95 na stacji paliw na terenie miasta”?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Paliwo jest do autobusów szkolnych i do samochodów Straży Miejskiej. Olej napędowy natomiast dla naszych autobusów szkolnych, realizujących dowozy szkolne.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego zaproponował poz. 14 z „zamówień na usługi”, tj. bieżące utrzymanie czystości i porządku gminy Września.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał: Może jeszcze bieżące utrzymanie i czyszczenie kanalizacji deszczowej (poz. 20 z „zamówień na usługi”)?
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Jeśli będziemy badać tylko same procedury to nie ma sensu, natomiast jeśli kontrolowalibyśmy łącznie z pełną realizacją, to jak najbardziej, bo poprzez kontrolę możemy stwierdzić stan faktyczny. A po ostatnich deszczach były problemy - zalana ulica Kościuszki i Wojska Polskiego czy bloki przy ulicy Słowackiego.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Na ile starczy takie przeczyszczenie?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Szacunek dla usługi na podstawie lat wcześniejszych przygotowują pracownicy w referacie komunalnym.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Czy ci pracownicy działają planowo czy na tej zasadzie, że teraz zrobimy tę i tę ulicę?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Jeśli pracownicy dostają informację, to są to działania konkretne. A mowa jest o szacunku ogólnym.
Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Chodzi mi o to, czy jest to takie zabezpieczenie na awarie, jakieś doraźne działania, czy wiemy, że w tym roku tę ulicę czyścimy, w następnym kolejna itd.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Czyścimy awaryjnie.
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Jeżeli mielibyśmy badać same procedury, to nam to nic nie daje. Ktoś zrobił szacunek i nic z tego nie wynika. Jeśli w grę wchodzić będzie realizacja to wtedy wiemy, które sieci były i na ile to starczyło.
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział: Czy łatwo jest ustalić, które z tych rozpatrzonych zamówień, zostały już zrealizowane?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: W większości wszystkie. Mieliśmy odbiór ostateczny na termomodernizacje budynków szkół.
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał: Czy te pozycje, które wybraliśmy, są już zakończone?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Bieżące utrzymanie czystości i porządku gminy Września jest wciąż w realizacji.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał: W części dotyczącej robót budowlanych mamy „Zaprojektuj i wybuduj korty ceramiczne na terenie campingu we Wrześni” (poz. 24 i 34). Sprawa ta budzi ogromne zainteresowanie wśród mieszkańców Wrześni. Cena początkowa wzrosła do 356 tys. zł i stąd moje pytanie – na jakim poziomie są obecnie te prace? Czy to postępowanie nadawałoby się do kontroli?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Są już odbiory częściowe, wczoraj były montowane spryskiwacze.
Radny Szymon Paciorkowski powiedział: Myślę, że warto byłoby skontrolować procedury budowania tych kortów, ze względu na zainteresowanie. Podobnie zresztą jest z nawierzchnią
ul. Warszawskiej, co mieści się w I półroczu (poz. 25). A ul. Warszawska i Rynek (poz. 32) to przedmiot powszechnego zainteresowania więc warto byłoby zbadać te procedury. Jeśli chcemy się skupić na tym, co ma największą wartość, to można skontrolować termomodernizację budynku Gimnazjum nr 2 we Wrześni (poz. nr 8 z „zamówień na roboty budowlane”). A skoro w usługach mamy jedną pozycję do skontrolowania (poz. 14), to z robót publicznych możemy dodatkowo skontrolować właśnie to Gimnazjum nr 2?
Radny Piotr Maciejewski powiedział: Podzielam zdanie kolegi.
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał: Jesteśmy
za propozycją radnego Szymona Paciorkowskiego?
Komisja rewizyjna w obecności 6 radnych jednogłośnie pozytywnie przegłosowała propozycję radnego Szymona Paciorkowskiego.
Termin kolejnego posiedzenia komisji rewizyjnej – 24 października 2007 r., godz. 16.00.
Pkt 6
Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 18.00 zakończył posiedzenie komisji. Protokół zawiera 7 ponumerowanych stron. Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady Miejskiej
w Urzędzie Miasta i Gminy Września.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
radny Bolesław Święciochowski
/-/
Protokolant
Agnieszka Sibilska
/-/