Protokoły z Komisji Rewizyjnej

Protokół 
z posiedzenia komisji rewizyjnej 
z 24 października 2007 r.

Pkt 1
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 16.00 rozpoczął posiedzenie komisji, powitał radnych oraz zaproszonych gości. Zgodnie z listą obecności w posiedzeniu uczestniczyło 6 członków komisji rewizyjnej (załącznik nr 1).

Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami komisji:

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego;
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego;
Roman Karowski, kierownik referatu inwestycyjnego wydziału inwestycyjno-komunalnego;
Robert Klimczak, kierownik referatu komunalnego wydziału inwestycyjno-komunalnego;
Agnieszka Sibilska, młodszy referent w Biurze Rady Miejskiej.

Pkt 2
Przewodniczący komisji radny Bolesław Święciochowski przedstawił porządek obrad posiedzenia komisji (załącznik nr 2), który został przyjęty przez aklamację.

Porządek obrad:
1) Otwarcie posiedzenia.
2) Przyjęcie porządku obrad.
3) Kontrola zamówień publicznych w I półroczu 2007 r.
4) Wolne głosy i wnioski.
5) Zakończenie posiedzenia.

Pkt 3
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział: Na poprzednim spotkaniu dokonaliśmy wyboru konkretnych zamówień. W jaki sposób będziemy je kontrolować bo, jak widać, materiałów jest sporo.

Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Ja przygotowałem 7 teczek związanych z przetargami.

Na wniosek radnego Piotra Maciejewskiego o opinię prawną, dotyczącą zakresu merytorycznego kontroli zamówień publicznych przez komisję rewizyjną (czy w kompetencji komisji jest kontrola samej procedury zamówień publicznych czy łącznie z ich realizacją), radca prawny Urzędu Miasta
i Gminy Września, Magdalena Podsiadłowska-Pawlak odpowiedziała, że w kompetencji komisji rewizyjnej jest badanie całych procedur zamówień publicznych (załącznik nr 3).

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Najprościej byłoby podzielić się na zespoły i przejrzeć dokumentację z dwóch wybranych zamówień publicznych. Potem musielibyśmy ustalić termin i zakres co dalej. Jeśli nie kontrolujemy samych procedur sensu stricto a całe przedsięwzięcia, to możemy zrobić wizję lokalną. Czy tu, poza materiałami przetargowymi, mamy coś więcej? 

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Zasadnicze dokumenty, dotyczące poszczególnych zadań, jesteśmy gotowi państwu przedstawić.

Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: Co obejmuje dokumentacja?

Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Od ogłoszenia przetargu poprzez wszystkie druki do podpisania umowy, a więc też specyfikacje, oferty.

Radny Andrzej Rzeźnik zapytał: A co jest z realizacji?

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Jest to różnie, zależy od poszczególnych zadań, a każde jest inne. Dwa zadania, które państwo wybraliście, to są zadania referatu komunalnego (oczyszczanie miasta i zakup kostki) i tam jest procedura inna niż w referacie inwestycyjnym.

Roman Karowski, kierownik referatu inwestycyjnego wydziału inwestycyjno-komunalnegopowiedział: Jeśli chodzi o realizację zadań jest to: projekt (wybór biura projektów lub projektanta), wybór i podpisanie umowy z wykonawcą, a następnie proces realizacyjny aż do odbioru.

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Wiadomo, że zadania inwestycyjne są największe.

Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał: Czy zgadzacie się państwo z tym, żebyśmy podzielili się na zespoły, jakie były ostatnio? (przy kontroli zasadności i celowości wydatków rzeczowych, związanych z działalnością Wrzesińskich Obiektów Sportowo-Rekreacyjnych w 2007 r.) Która pozycja z robót budowlanych jest pierwsza?

Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Z robót budowlanych jest to termomodernizacja budynku Gimnazjum nr 2, potem zakup kostki granitowej na płytę Rynku i przebudowa powierzchni płyty Rynku, korty i ul. Warszawska.

Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział: A więctermomodernizację budynku Gimnazjum nr 2 kontrolowałby I zespół, zakup kostki granitowej na płytę Rynku i przebudowa powierzchni płyty Rynku - II zespół, a korty i ul. Warszawską - III zespół.

Radny Andrzej Rzeźnik powiedział: Może od razu podzielimy zespoły na dwa zadania?

Radny Piotr Maciejewski zapytał: Czy macie państwo coś więcej z dokumentacji (z usług i dostaw)?

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Bazowaliśmy na wnioskach komisji rewizyjnej. Ktoś tu wspominał również o kortach.

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Radny Szymon Paciorkowski mówił o kortach, ale my, jako komisja, nie nastawiliśmy sie na korty.

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby te korty badać. My sugerowaliśmy się wnioskami komisji rewizyjnej i dziś przygotowani jesteśmy na te informacje.

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Panowie usługi i dostawy mają, nie mają tylko dokumentacji dotyczącej kortów, więc możemy to zaraz przypisać zespołom.

Członkowie komisji podzielili się na 3 zespoły:
1. zespół I: radny Andrzej Rzeźnik i radny Piotr Maciejewski – kontrola:
- termomodernizacji budynku Gimnazjum nr 2 we Wrześni (poz. nr 8 zestawienia/roboty budowlane),
- bieżącego utrzymania czystości i porządku gminy Września (poz. nr 14 zestawienia/usługi).
2. zespół II: przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski i radny Michał Jaśniewicz – kontrola:
- zakupu kostki granitowej surowołupanej przeznaczonej na modernizację płyty Rynku i parkingi przy niej (poz. nr 3 zestawienia/dostawy/zakup towaru),
- zakupu materiałów drogowych do remontów chodników na terenie miasta i gminy Września (poz. nr 2 zestawienia/dostawy/zakup towaru).
3. zespół III: radny Artur Mokracki i Mirosław Chudy – kontrola:
- przebudowy nawierzchni ul. Warszawskiej na odcinku od ul. Sienkiewicza do ul. 3 Maja we Wrześni wraz z oświetleniem (poz. nr 25 zestawienia/roboty budowlane),
- przebudowy płyty Rynku wraz z przebudową miejsc parkingowych (poz. Nr 32 zestawienia/roboty budowlane).

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego odpowiedział: Pan kierownik Robert Klimczak zajmuje się sprawami komunalnymi, czyli sprawą oczyszczania miasta i ustawianiem kostki przy remontach, pan kierownik Roman Karowski inwestycjami, a pan kierownik Tomasz Koralewski zamówieniami publicznymi.

Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział: Czy konieczne byłoby ustalenie pewnych wspólnych rzeczy, które wyostrzyłyby naszą uwagę?

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Proponowałbym, żebyśmy w miarę równo badali i najpierw procedury przetargowe (od momentu wybrania ofert do wybrania konkretnego wykonawcy i podpisania umowy), a potem drugą rzeczą jest realizacja tej umowy. Wszystkich rzeczy tak samo nie da się zrobić, nie wszystkie procedury są takie same - adekwatne do wszystkich przedsięwzięć (bo do niektórych nie trzeba wszystkich stosować).

Andrzej Rzeźnik zapytał: A kwestia wykonania? Tam są przecież jakieś zbiory wykonawców?

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Są dokumenty.

Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski powiedział: Oczywiście bierzemy za podstawę ustawę poprzednią.

Radny Michał Jaśniewicz powiedział: Mam jeszcze taką propozycję, żeby nasza praca miała większy sens - żeby każdy zespół na „chybił trafił” wybrał jakieś 3 pozycje wątpliwych lub niewątpliwych wydatków, a następnie sprawdził ceny rynkowe tej usługi, albo tego towaru (czy te ceny zgadzają się z cenami rynkowymi).

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Ja nie rozumiem idei. My nie jesteśmy od tego, żeby badać jak zostały wydatkowane pieniądze w formie zrealizowanego przetargu (bo samą formę badamy). Mymożemy tylko na bazie tych dokumentów stwierdzić, że np. nastąpiła jakaś „kucha” w procedurach przetargowych. Jeśli mamy badać ceny rynkowe, to ja sie wypisuję z tej komisji. Od razu może być tak, że wyjdę na ulicę i ceny będą skrajnie odmienne w stosunku do inwestycji, która została wykonana.

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: Jest procedura przetargowa, która zmusza nas do pewnego postępowania. W wyniku tej procedury określona jest pewna cena usług, zakupów itd. Nie zawsze ta procedura daje jakąkolwiek możliwość decydowania – my na tę cenę jednostkową, korzystając z tego narzędzia, nie mamy wpływu (na określenie jej, jaka będzie finalna). Jest narzędzie, które daje nam prawo i to narządzie musimy stosować. W związku z tym państwo musicie sprawdzić, czy zostało to zgodnie z procedurą i przepisem przeprowadzone, czy nie zostały zastosowane jakieś ograniczenia, które rzeczywiście mogły kogoś torować – i te kryteria oceny przetargu rozumiem. Wszystkie te wydatki, które państwo wybraliście, są objęte zamówieniami publicznymi, nie ma nic, co było zamówione poza ustawą. Sprawa realizacji tych zamówień jest inna, natomiast kwestia procedury przetargowej jest taka sama. Wybraliście państwo, myślę, że nie przypadkowo, jedne z trudniejszych zadań, z którymi mamy problemy. Nie wzięliście państwo żadnej z dróg, których jest zrealizowanych przeszło 30 w tym roku. Z tego typu realizowanymi zadaniami nie mamy zazwyczaj żadnych problemów przy realizacji. My wyjaśnimy każdą rzecz, odpowiemy na każde pytanie. Jeśli coś państwa bardziej zainteresuje, każdy dokument jest do państwa dyspozycji. Oczywiście nie przynieśliśmy wszystkich dokumentów, związanych z tymi zadaniami – bo są też pisma, które skierowane są do Starostwa (zgłoszenia czy pozwolenia na budowę).

Radny Piotr Maciejewski powiedział: Zdarza się tak, że ceny rynkowe są odmienne od tych (czy w górę czy w dół), a powód jest taki, że nikt się nie zgłosił z taką ceną rynkową tylko akurat z taką.

Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego powiedział: To są ceny rynkowe, choć czasami jest tak, że kiedy ktoś układa kostkę chodnikową za niższą cenę, to mówi się o różnych cenach na rynku. Najczęściej są to zlecenia prywatne, gdzie nie zawsze jest ich pełne kontrolowanie – gdzieś tam jest jakieś omijanie, gdzieś szara strefa, bez podatku, ktoś robi za 10-20 zł na m². My w urzędzie nie możemy tego stosować, a są rzeczy, które rzeczywiście są stałe i w normalnym obrocie tyle kosztują.

Członkowie komisji rewizyjnej zapoznali się z przedłożona dokumentacją (dotyczącą wybranych postępowań) oraz z uzupełnionym zestawieniem zamówień publicznych (załącznik nr 4).

Pkt 4
1) zespół I
Radny Andrzej Rzeźnik i radny Piotr Maciejewski dokonali kontroli przeprowadzonych przez Urząd Miasta i Gminy przetargów w I półroczu 2007 roku. Kontrolą objęto dwa przetargi nieograniczone powyżej 60.000 euro. Pierwszy dotyczył robót budowlanych - ˝Termomodernizacja budynku Gimnazjum Nr 2 we Wrześni˝, a drugi usługi - ˝Bieżące utrzymanie czystości i porządku gminy Września˝. Zespół dokonał w obydwóch przypadkach szczegółowej kontroli dokumentów w zakresie przeprowadzonych procedur przetargowych i stwierdził:

1. ˝Termomodernizacja budynku Gimnazjum Nr 2 we Wrześni˝:
a) do przetargu przystąpiło 8 firm,
b) wszystkie firmy spełniły wymagane warunki składanych ofert,
c) Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia została przygotowana w sposób właściwy, nie naruszający przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
d) jako jedyne kryterium wyboru oferty określono cenę,
e) wadium w pełnej wysokości wpłaciły wszystkie firmy uczestniczące w postępowaniu przetargowym w ustawowym terminie, tj. przed publicznym otwarciem ofert,
f) z dokumentacji wynika, że została zachowana zgodnie z art. 8 ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych zasada jawności postępowania, bowiem przed publicznym otwarciem złożonych ofert zamawiający poinformował – ujawnił kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie powyższego zamówienia. Kwota ta została zabezpieczona w wysokości: 2.538.014,43 zł brutto (w części zabezpieczona kredytem termomodernizacyjnym oraz środkami budżetowymi),
g) zgodnie z przyjętym kryterium wybrano najtańszego oferenta – STYROMEX Andrzej Twardy ul. Wrzesińska 78, 62-307 Borzykowo na kwotę brutto: 1.639.969,21 zł,
h) od rozstrzygnięcia złożono jeden protest, który nie kwestionował wysokości wyceny złożonej oferty, a zarzucał uchybienia nie istotne do przyjętego kryterium jego rozstrzygnięcia, a np. nie ponumerowanie stron oferty, 
i) fakt złożenia protestu spowodował, że termin realizacyjny musiał ulec zmianie, gdyż później niż określono to w SIWZ można było podpisać umowę i rozpocząć roboty,
j) poza aneksem dotyczącym wydłużenia terminu realizacji innych nie stwierdzono,
k) roboty przyjęto bez uwag i rozliczono w całości o czym świadczy protokół końcowy odbioru robót budowlanych, jak również kserokopia dokumentów finansowych potwierdzających rozliczenie w całości w/w robót oraz uregulowanie należności z tytułu sprawowanego nadzoru inwestorskiego.
Uwagi zespołu: 
1. Zespół kontrolujący stwierdza na podstawie przedłożonych dokumentów, że zakres objęty powyższym przetargiem został wykonany w całości, a roboty zespół odebrał bez uwag.
2. Zespół kontrolujący po przeprowadzeniu wizji lokalnej stwierdził, że zakres robót przyjętych do wykonania, a zapisany w SIWZ powyższego przetargu nie objął swoim zakresem całości budynku. Pominięto łącznik od strony boiska oraz murki ogniowe. Z uzyskanych wyjaśnień od naczelnika Krotoszyńskiego błąd popełniono na etapie projektowym, a pominięta część stanowi ok. 1000 m².

2. ˝Bieżące utrzymanie czystości i porządku gminy Września˝:
a) do przetargu przystąpiła jedna firma, 
b) firma spełniła wymagane warunki składanych ofert,
c) Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia została przygotowana w sposób właściwy, nie naruszający przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
d) jako jedyne kryterium wyboru oferty określono cenę,
e) wadium w pełnej wysokości wpłacono w ustawowym terminie tj. przed publicznym otwarciem ofert,
f) z dokumentacji wynika, że została zachowana zgodnie z art. 8 ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych zasada jawności postępowania, bowiem przed publicznym otwarciem złożonych ofert zamawiający poinformował – ujawnił kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie powyższego zamówienia. Kwota ta została zabezpieczona w wysokości: 990.000,00 zł brutto (zabezpieczona środkami budżetowymi),
g) zgodnie z przyjętym kryterium wybrano najtańszego oferenta – P.U.K. Sp. z o.o. ul. Gen. Sikorskiego 38, 62-300 Września na kwotę brutto: 899.878,56 zł,
h) zgodnie z podpisaną umową, usługa realizowana jest aktualnie aż do lutego 2010 roku,
i) z uzyskanych informacji od kierownika referatu komunalnego Roberta Klimczaka wynika, że stały monitoring realizacji umowy prowadzi jego referat na bieżąco.
Uwagi: 
1. Zespół kontrolujący stwierdza na podstawie przedłożonych dokumentów, że procedury przetargowe zostały przygotowane i przeprowadzone w sposób zgodny z ustawą Prawo Zamówień Publicznych.
2. Zespół kontrolujący po szczegółowym zapoznaniu się z harmonogramem realizacji umowy stwierdza, że nie jest w nim w sposób jednoznaczny określony harmonogram sprzątania poszczególnych ulic, co w znacznym stopniu utrudnia właściwe monitorowanie realizacji umowy przez P.U.K. Aktualny zapis to: ˝minimum raz w tygodniu˝. W przekonaniu zespołu kontrolującego minimum jeden dzień powinien być jednoznacznie określony (załącznik nr 5).

2) zespół II
Przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski i radny Michał Jaśniewicz dokonali przeglądu dokumentacji, dotyczącej następujących zamówień publicznych:
1. zakupu materiałów drogowych do remontów chodników na terenie miasta i gminy Września (poz. nr 2 zestawienia/dostawy/zakup towaru),
2. zakupu kostki granitowej surowołupanej przeznaczonej na modernizację płyty Rynku i parkingi przy niej (poz. nr 3 zestawienia/dostawy/zakup towaru).
Analiza dokumentów, pogłębiona wyjaśnieniami udzielonymi przez obecnych w czasie kontroli p. Jana Krotoszyńskiego, naczelnika wydziału inwestycyjno-komunalnego i p. Tomasza Koralewskiego, kierownika referatu komunalnego wydziału inwestycyjno-komunalnego, pozwoliła na zapoznanie się z całokształtem procedury przetargowej. Zgromadzone dokumenty, uporządkowane chronologicznie i rzeczowo, uwidaczniają spełnianie przez zamawiającego wymogów zawartych w przepisach ustawy (Prawo zamówień publicznych z 2004 r.). Wymienione powyżej okoliczności i warunki umożliwiły zespołowi sformułowanie następujących uwag i wniosków:
1. Procedury dokonywania zakupów przez zamawiającego realizowane były w zgodności ze stosownymi przepisami formalnymi. Umożliwiły zrealizowanie w praktyce zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz bezstronności i obiektywizmu. Świadczy o tym zachowanie wymaganych terminów, dopuszczenie do przetargu 5 ofert, publiczne ogłoszenie przetargu.
2. Powołana prawidłowo komisja przetargowa dokonała wyboru oferty najtańszej. Zakupiono kostkę wykonaną z chińskich materiałów, wydobytych i poddanych obróbce w Chinach, a sprowadzonych do Wrześni z Hamburga. Dokonany wybór jest zgodny z przepisami.
3. W zgodny z przepisami sposób odniesiono się do pism oferentów, niezadowolonych z wyników przetargu. Uznano słusznie, że zgłaszane protesty nie spełniły warunków formalnych i dlatego nie odpowiadano na nie.
4. Zespół kontrolujący uzyskał od odpowiednich pracowników Urzędu Miasta i Gminy wyjaśnienia, dotyczące koloru nawierzchni Rynku. Według ich opinii naturalny kolor zakupionego kamienia ujawni się po pewnym okresie eksploatacji.
5. Wielkość zakupionych materiałów (kostka, płytki chodnikowe, obrzeża i krawężniki drogowe) nabywano tylko na potrzeby aktualnie prowadzonych prac remontowych i modernizacyjnych. Urząd Miasta i Gminy bowiem nie dysponuje magazynem materiałów i w związku z tym nie prowadzi się rozliczeń magazynowych (załącznik nr 6).

3) zespół III
Radny Artur Mokracki i Mirosław Chudy przeprowadzili kontrolę dwóch przetargów: na budowę ul. Warszawskiej i budowę płyty głównej Rynku wraz z miejscami parkingowymi. Przeprowadzona została wnikliwa analiza dostarczonych dokumentów odnośnie ogłoszenia przetargu, jako kryteriów i sposobu wyłaniania firmy. W trakcie sprawdzania dokumentów zespół miał wątpliwości co do niektórych zapisów w warunkach przetargów, a dokładnie do udowodnienia przez firmy doświadczenia w wykonywaniu we wcześniejszym okresie prac, polegających na układaniu nawierzchni z kostki kamiennej. Na wszystkie wątpliwości i zapytania szczegółowych odpowiedzi i wyjaśnień udzielał naczelnik wydziału inwestycyjnego, Jan Krotoszyński oraz pracownik zajmujący się procedurami przetargowymi, Tomasz Koralewski. Wszystkie wątpliwości i zapytania zostały wyjaśnione. W trakcie kontroli nie stwierdzono błędów w procedurach przetargowych oraz w sposobie wyłaniania firm (załącznik nr 7).

Pkt 5
Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący komisji rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 19.00 zakończył posiedzenie komisji. Protokół zawiera 7 ponumerowanych stron. Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady Miejskiej w Urzędzie Miasta i Gminy Września.

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
radny Bolesław Święciochowski
/-/

radny Michał Jaśniewicz
/-/

radny Piotr Maciejewski
/-/

radny Andrzej Rzeźnik
/-/

radny Mirosław Chudy
/-/

radny Artur Mokracki
/-/

Protokolant
Agnieszka Sibilska
/-/