Protokoły z Komisji Rewizyjnej

Protokół

z posiedzenia

Komisji Rewizyjnej

z 15 listopada 2011 r.

 

Pkt 1

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 10.00 otworzył posiedzenie komisji, powitał radnych oraz zaproszonych gości.

 

Zgodnie z listą obecności w posiedzeniu uczestniczyło 5 członków Komisji Rewizyjnej (załącznik nr 1).

 

Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami komisji:

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu;

Anna Olkowska, samodzielny referent w Biurze Rady Miejskiej.

 

Pkt 2

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski przedstawił porządek obrad posiedzenia komisji(załącznik nr 2).

 

Pkt 3

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski powiedział, że wybierając dane dotacje do sprawdzenia kierował się ich różnorodnością. Dotacje wybrane przez przewodniczącego i zaakceptowane przez pozostałych członków komisji udzielane były różnym podmiotom.

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że przedstawił Komisji Rewizyjnej wykaz dotacji, których Gmina udzieliła bądź dopiero udzieli w roku 2011. (załącznik nr 3). Na wykazie zostały umieszczone daty zawarcia umów, jedna z nich tejże daty nie miała, dlatego, że w chwili robienia zestawienia umowa między Gminą a jednostką dotowaną nie została podpisana. Formalności dokonano dnia 6 listopada, czyli po oddaniu wykazu Komisji Rewizyjnej.

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że 8 listopada 2010 roku została przyjęta uchwała Nr XXXIV/456/2010 roku w sprawie współpracy Gminy Września z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na lata 2011 – 2014 (załącznik nr 4). Uchwała ta umożliwia poprzez konkursy dawanie dotacji klubom, czy stowarzyszeniom. Następstwem tej uchwały były dwa zarządzenia Burmistrza z 13 stycznia 2011 roku (załącznik nr 5 i 6) o ogłoszeniu konkursu na sport, na kulturę i dziedzictwo narodowe. W tych zarządzeniach zawarte były środki, jakie gmina przeznacza na te dwie kategorie. Na kulturę i ochronę dziedzictwa narodowego przeznaczonych było 65.000 zł na 2011 rok, natomiast na sport 280.000 zł. Po podpisaniu zarządzeń przez burmistrza, kluby i stowarzyszenia składały w zalakowanych kopertach swoje oferty. Na kulturę i ochronę dziedzictwa narodowego wpłynęły 34 oferty na kwotę 215.251 zł, a udzielono 28 dotacji na kwotę 65.000 zł. Jeżeli chodzi o oferty złożone na sport wpłynęło 55 ofert na 453.994 zł i udzielono 37 dotacji na kwotę 280.000 zł. Dotacje te zostały zatwierdzone zarządzeniami Burmistrza z podziałem na odpowiednie kluby, czy stowarzyszenia. Gdy już podzielono środki zarządzeniami gmina przystąpiła do przygotowania umów. Po podpisaniu umów gmina ma 30 dni na przekazanie klubom, czy stowarzyszeniom środków. Sytuacja ze stowarzyszeniem „Promyk” wyglądała następująco: do końca października umowa nie była podpisana, gdyż środki, które miały być przekazane przeznaczone były na imprezę, którą stowarzyszenie planowało w grudniu. Z tego względu w wykazie nie ma daty podpisania umowy, ponieważ umowę podpisano dopiero w listopadzie, czyli po przekazaniu Komisji wykazu dotacji udzielanych przez Gminę.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy uchwała Rady Miejskiej, o której wspomniał naczelnik, podejmowana był przez aktualną Radę Miejską?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że uchwała była podejmowana przez Radę Miejską poprzedniej kadencji. Do tej uchwały dołączony został załącznik z programem współpracy.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy w programie dołączonym do uchwały wyznaczony jest koordynator do prowadzenia spraw związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że w tej uchwale nie ma wyznaczonego takiego koordynatora.

 

Radny Ryszard Szwajca powiedział, że uchwała obowiązuje od 8 listopada 2010 roku i integralną częścią tejże uchwały jest program. W tym programie mówi się o koordynatorze, czyli o osobie, która powinna te sprawy pilotować.

 

Radny Ryszard Szwajca zaproponował złożenie wniosku o wyznaczenie jednej osoby w Urzędzie do koordynowania współpracy z organizacjami pozarządowymi.

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że na dzień dzisiejszy w Gminie jest 3 koordynatorów.

 

 

Komisja Rewizyjna wybrała 5 dotacji do szczegółowego sprawdzenia, tj.:

• 17/WOS/2011 – umowa zawarta 5 kwietnia 2011 roku z TKKF SOKÓŁ Września, dofinansowanie przy Mistrzostwach Miasta i Gminy w Tenisie Stołowym na kwotę 1.500 zł z terminem wykonania umowy do 15 kwietnia 2011 roku;

• 18/WOS/2011 – umowa zawarta 5 kwietnia 2011 roku z Wrzesińską Brygadą Kolarską, dofinansowanie Organizacji XVIII Biegu Kosynierów, biegów młodzieżowych na kwotę 10.000 zł z terminem wykonania umowy do 17 kwietnia 2011 roku;

• 33/WOS/2011 – umowa zawarta 5 kwietnia 2011 roku z Fundacją Dzieci Wrzesińskich, dofinansowanie XII Powiatowego Konkursu Piosenki na kwotę 1.600 zł z terminem wykonania umowy do 30 czerwca 2011 roku;

• 41/WOS/2011 – umowa zawarta 29 kwietnia 2011 roku ze Związkiem Harcerstwa, dofinansowanie Zlotu Harcerstwa Wrzesińskiego 2011 na kwotę 1.700 zł z terminem wykonania umowy do 15 maja 2011 roku;

• 44/WOS/2011 – umowa zawarta 17 maja 2011 roku ze Stowarzyszeniem PRO BONO FAMILIAE, dofinansowanie Wrzesińskich Spotkań Karola Wojtyły - Jana Pawła II na kwotę 1.400 zł z terminem wykonywania umowy do 31 maja 2011 roku.

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że w ogłoszeniach była zamieszczona data składania ofert do 7 lutego 2011 roku.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy wszystkie pięć dotacji, które Komisja Rewizyjna ma rozpatrywać były ogłoszone w jednym konkursie?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że były ogłoszone w jednym konkursie tylko na przykład był konkurs na sport, to był on podzielony na zadania: szkolenie dzieci i młodzieży na kwotę 240.000 zł,. Do tych sportowych wybranych przez Komisję należą dotacje: 17/WOS/2011, 18/WOS/2011. Pozostałe trzy należą do działu kultury i dziedzictwa narodowego.

 

Radny Ryszard Szwajca zaproponował, żeby Komisja Rewizyjna rozpoczęła swoją pracę od dotacji przeznaczonych na sport, ponieważ pochodzą z tego samego konkursu. Zapytał, kiedy został ogłoszony konkurs na składanie ofert?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że konkurs został ogłoszony 13 stycznia 2011 roku zarządzeniem burmistrza Nr 9/2011. W tym zarządzeniu zawarte zostało ogłoszenie otwartego konkursu ofert na realizację w formie wspierania zadań publicznych Miasta i Gminy Września w dziedzinie kultury fizycznej, turystyki i krajoznawstwa. W tym ogłoszeniu zawarto cele konkursu, rodzaje zadań, termin realizacji zadania. Wnioski natomiast musiały wpłynąć do dnia 7 lutego 2011 roku. Gdy organizacje złożyły swoje oferty, burmistrz Miasta i Gminy Września powołał komisję do rozpatrzenia wniosków zarządzeniem Nr 32/2011 z dnia 15 lutego 2011 roku (załącznik nr 7). Komisja powołana tym zarządzeniem zajmowała się tylko rozpatrzeniem wniosków dotyczących sportu i kultury(załącznik nr).Naczelnik przedstawił dwa protokoły: jeden z 17 lutego 2011 roku, drugi z 24 lutego 2011 roku.

 

Komisja Rewizyjna zapoznała się z dwoma protokołami z pracy komisji powołanej do zajęcia się rozpatrzeniem wniosków dotyczących sportu i kultury.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy jakieś wnioski przez tę komisje zostały odrzucone, ponieważ nie były np. formalnie poprawne?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że były takie wnioski, które nie spełniały formalnych przesłanek.

 

Radny Ryszard Szwajca powiedział, że w takim razie wyznaczenie koordynatora w Gminie jest konieczne. Nie zawsze stowarzyszenia, czy kluby muszą orientować się w kwestiach formalnych, a taki koordynator byłby dla nich pomocny. Szczególnie dla stowarzyszeń, które występują z wnioskiem po raz pierwszy.

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że ten rok był specyficzny ponieważ weszło w życie nowe rozporządzenie, nowe druki, które jeszcze bardziej utrudniły pracę przy ofertach dla klubów i stowarzyszeń. Zdarzały się oferty zapisane na złych drukach, które właśnie ze względów formalnych musiały być odrzucone.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy burmistrz decyzje komisji podtrzymał, tzn. czy sugestie komisji zostały w pełni zaakceptowane? Czy nastąpiły jakieś zmiany?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że wszystkie sugestie o wyborze ofert skierowane przez komisję rozpatrującą te oferty zostały zaakceptowane. Następnie powstały dwa zarządzenia dotyczące podziału środków na sport i kulturę (załącznik nr 8 i 9).

 

Radny Ryszard Szwajca powiedział, że zarządzeniem burmistrza z dnia 13 stycznia 2011 został ogłoszony konkurs ofert. W tym zarządzeniu był termin składania ofert. Jaki to jest termin?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że termin składania ofert zakończył się 7 lutego 2011 rok.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, kiedy Wrzesińska Brygada Kolarska złożyła wniosek?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że wniosek złożono 4 lutego 2011 roku. Natomiast TKKF Sokół Września 28 stycznia 2011 roku. Termin według ustawy złożenia ofert to 21 dni, natomiast na wybór, czy rozpatrzenie 30 dni.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, kto podpisał się pod wnioskiem Wrzesińskiej Brygady Kolarskiej?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że podpisał się Prezes Wrzesińskiej Brygady Kolarskiej wraz ze skarbnikiem stowarzyszenia.

Powiedział, że jeżeli chodzi o rozliczanie dotacji, jest ono bardziej skomplikowane niż w latach ubiegłych. Dlatego stowarzyszenia często mają z tym problem, gdyż nie każdy wie, jak to zrobić i dobrze rozliczyć daną dotację. W tej kwestii przydałby się na pewno koordynator, który służyłby swoją pomocą i wiedzą. W umowie określa się procentową wartość dotacji, jeżeli zaś taki warunek nie zostanie spełniony, no to powinny być zwracane częściowe środki, czyli zadanie może być obliczone na zupełnie inną kwotę i tutaj zaczynają się komplikacje. Nie wszystkie stowarzyszenia tę regułę rozumieją, mimo szkolenia, które właśnie w tym celu było dla tych klubów zorganizowane.

 

Radny Ryszard Szwajca powiedział, że w jego ocenie niektórzy mogą się zniechęcić do składania ofert, bo procedury mogą okazać się niezrozumiałe i stwarza tę barierę. Z jednej strony te środki są chętnie udzielane, z drugiej zaś biurokracja, jaka stoi chociażby za złożeniem wniosku przerasta te stowarzyszenia. Nowo powstałe stowarzyszenia, które mogłyby dostać dofinansowanie, nie dostają go z powodu popełnienia formalnych błędów.

 

Radny Maciej Szelągiewicz powiedział, że z tego, co przedstawił naczelnik oświaty wynika, że odpadło 18 klubów czy stowarzyszeń. Czy w tych 18 odrzuconych znalazł się przypadek, który został odrzucony ze względu na, że była słaba oferta, czy propozycja przedstawienia tejże oferty?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że nie. Odrzucano oferty tylko ze względu na błędy formalne, tj. np. brak statutów, sprawozdań, lub też ze względu na złe druki. Nie ma żadnych procedur odwoławczych.

Powiedział, że oferta na TKKF Sokół Września zawierała kwotę 5.400 zł, a dostali dofinansowania 1.500 zł. Po obradach komisji i przydzieleniu środków przez burmistrza. Pismem z dnia 7 marca 2011 zostali zawiadomieni, jakie środki dostaną. Stowarzyszenie w ciągu 7 dni musiało przygotować nowy kosztorys uwzględniając tę dotację, którą otrzymają. Taki kosztorys został dostarczony i opiewał na kwotę 5.280 zł, z czego dotacji z Gminy dostali 1.500 zł, a pozostała wartość stanowiła ich własne środki finansowe. Dotacja stanowiła 28% całego zadania, w tym własnych środków 72 %. W związku z tym zostało przygotowana umowa z 5 kwietnia 2011 roku. W umowie podpisanej pomiędzy burmistrzem a prezesem i wiceprezesem stowarzyszenia był zawarty koszt zadania, czyli 5.280 zł, w tym dotacja od Gminy. Umowa jest zgodna z nowym rozporządzeniem. Potem się z tego rozliczyli. Złożyli sprawozdanie końcowe, z którego wynika, że zadanie kosztowało 5.295.90 zł. Przez to został pomniejszony procent dotacji o 27,73%. Gdyby kwota ogólna wyszła mniejsza od tej zakładanej na początku, trzeba by było zastosować skomplikowane procedury matematyczne, bo wyjdzie, że dotacja została naddana, czyli trzeba dostosować dotację do wielkości zadania, czyli wysokość dotacji nie wynosiłaby tak jak w pierwotnej wersji 1.500 zł, tylko mniej.

 

Radny Ryszard Szwajca powiedział, że z tego, co widzi, zarówno wniosek jak i dalsze rozliczenia stowarzyszenia TKKF Sokół Września zrobione są w sposób wzorcowy.

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że gmina pomaga stowarzyszeniom i klubom w rozliczaniu, bo wiele z nich ma z tym problem.

Powiedział, że jeżeli chodzi o dotację udzieloną Wrzesińskiej Brygadzie Kolarskiej, sprawa była nieco prostsza. Ich kosztorys opiewał na kwotę 10.500 zł, z czego 10.000 zł to jest dotacja Gminy. Przekazanie środków, sprawozdanie nastąpiło podobnie do poprzednio omawianego przypadku. Zadanie zostało rozliczone na kwotę 10.052.32 zł rozliczone na odpowiednim druku. Każde sprawozdanie musi być sprawdzone pod względem merytorycznym.

 

Radny Maciej Szelągiewicz zapytał, jak wyglądało procentowo otrzymanie dotacji?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że było to ponad 99%. Oryginalne faktury i rachunki znajdują się w stowarzyszeniach, Gmina posiada zestawienie tych rachunków. Niekiedy stowarzyszenia dają ksero faktur, ale nie jest to wymagane.

 

Radny Ryszard Szwajca zapytał, jak udzielanie i rozliczanie takich dotacji wygląda od strony księgowości w gminie?

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że nie muszą dostarczać księgowości kopii faktur, trafiały natomiast zawsze oryginalne sprawozdania stowarzyszeń. Muszą one być przechowywane w danym stowarzyszeniu.

 

Radny Stanisław Dominiczak zapytał, czy w przeszłości były w tych stowarzyszeniach przeprowadzane kontrole?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że gmina stara się kontrolować stowarzyszenia, ale nie osobiście przychodząc do stowarzyszeń, kiedyś w przeszłości stowarzyszenia dostarczały ksero faktur, teraz nie jest to wymagane.

 

Komisja Rewizyjna ogłosiła 10 minutową przerwę

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że jeżeli chodzi o pozostałe wybrane dotacje, to pochodzą one z działu kultury, czyli: 33/WOS/2011, 41/WOS/2011 i 44/WOS/2011. Zarządzeniem nr 8 Burmistrza Miasta i Gminy Września z dnia 13 stycznia 2011 roku został ogłoszony otwarty konkurs na realizację w formie wspierania zadań publicznych Miasta i Gminy Września w dziedzinie kultury i ochrony dziedzictwa narodowego w 2011 roku. Do tego zarządzenia dołączone zostało ogłoszenie. Ostateczny termin składania wyznaczony był na dzień 7 lutego 2011 roku. Wpłynęły 34 oferty, a dotację otrzymało 28 klubów i stowarzyszeń na 65.000 zł. Zarządzeniem 33 została powołana komisja taka sama jak do rozpatrywania dotacji dotyczących sportu. Zarządzeniem burmistrza nr 50 z dnia 4 marca 2011 r nastąpił również podział środków na kulturę. Ogólne zasady są zupełnie takie same. Kryteria wyboru zostały zawarte w zarządzeniu burmistrza. Te kryteria to:

• zgodne z programem na lata 2011 – 2014;

• cel imprezy;

• ranga imprezy,

• kultywowanie tradycji;

• liczba uczestników;

• zasięg terytorialny;

• doświadczenie organizatorów imprezy;

• pozyskanie sponsorów;

• wkład własny.

   

  Maksymalnie stowarzyszenie czy klub mógł otrzymać 30 punktów. Oferta PRO BONO FAMILIAE np dostała 11 punktów.

 

Radny Stanisław Dominiczak zapytał, czy te 6 ofert odrzuconych również wynika z błędów formalnych?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że popełniano podobne błędy jak te omawiane wyżej, czyli np. złe druki, podpisały osoby nieupoważnione. Generalnie procedura jest identyczna jak w przypadku dotacji dotyczących sportu.

 

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski zapytał, czy w złożonych sprawozdaniach, kiedy jest mowa o realizacji poszczególnych zadań spośród tych trzech wybranych dotacji, były jakieś uwagi co do właściwości i zgodności faktur?

 

Jarosław Malicki, naczelnik Wydziału Oświaty, Kultury i Sportu powiedział, że raczej nie było takich uwag, jedynie przeciąganie rozliczenia, ponieważ w nowym zapisie jest, że powinni rozliczyć się w ciągu 30 dni. Natomiast stowarzyszenia często naciągają te terminy lub piszą pismo do burmistrza o przedłużenia. Kiedyś można było stosować kary np, że przez kolejne trzy lata nie otrzyma dotacji, teraz rozporządzenie na to nie pozwala.

 

 

Komisja Rewizyjna stwierdziła, że dokumentacja dotycząca pięciu omawianych dotacji jest prowadzona w sposób prawidłowy i nie wnosi żadnych zastrzeżeń.

 

Komisja Rewizyjna w nowej sytuacji faktycznej i prawnej widzi potrzebę, aby w Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni wyznaczyć jedną osobę, która zajmie się koordynowaniem współpracy z jednostkami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na lata 2011 – 2014.

 

 

Pkt 4

Komisja Rewizyjna zapoznała się z dokumentacją dotyczącą przekazania środków na Policję dotyczących dodatkowych patroli. (załącznik nr 10).

 

Radny Ryszard Szwajca powiedział, że nie ma gwarancji na podstawie dokumentów, że ta pomoc jest w sposób prawidłowo wykonywana. Nie jest to proste przełożenie między dokumentacją a stanem faktycznym.

 

 

Pkt 5

Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski o godz. 11.00zakończył posiedzenie komisji. Protokół zawiera 9 ponumerowanych stron. Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady Miejskiej

w Urzędzie Miasta i Gminy Września.

 

 

 

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej

/-/radny Bolesław Święciochowski

 

/-/radny Waldemar Bartkowiak

 

/-/radny Stanisław Dominiczak

 

/-/radny Maciej Szelągiewicz

/-/radny Ryszard Szwajca

 

 

Protokolant

/-/Anna Olkowska