Protokół z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z dnia 9 kwietnia 2019 r.
Protokół
z posiedzenia
Komisji Rewizyjnej
z dnia 9 kwietnia 2019 r.
Pkt 1
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca o godz. 8.00 otworzył posiedzenie Komisji. W posiedzeniu uczestniczyło 3 członków Komisji Rewizyjnej (załącznik nr 1).
Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami Komisji:
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości,
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego,
Jan Krotoszyński Naczelnik Wydziału Inwestycyjno-Komunalnego,
Agnieszka Kasprzak, samodzielny referent w Biurze Rady.
Pkt 2
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca przedstawił porządek obrad Komisji Rewizyjnej (załącznik nr 2).
1. Otwarcie posiedzenia.
2. Kontynuacja oceny realizacji Uchwały Nr XXIX/401/2017 Rady Miejskiej we Wrześni z dnia 21 grudnia 2017 roku w sprawie wykazu wydatków budżetu na 2017 rok, które nie wygasają z upływem roku budżetowego.
3. Uzgodnienie treści protokołu dotyczącego realizacji Uchwały Nr XXIX/401/2017 Rady Miejskiej we Wrześni z dnia 21 grudnia 2017 roku w sprawie wykazu wydatków budżetu na 2017 rok, które nie wygasają z upływem roku budżetowego.
4. Wolne głosy i wnioski.
5. Zakończenie posiedzenia.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca zaproponował, by Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego wyjaśnił w zadaniu 1 różnicę między kwotą wynikającą z umowy, a kwotą, która została zapłacona.
Zad.1 „Modernizacja świetlicy wiejskiej w Kleparzu”.
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego wyjaśnił, że różnica wynika z faktu, iż zgodnie z umową z 7 listopada 2017 r. ustalone wynagrodzenie pomiędzy gminą, a wykonawcą jest wynagrodzeniem kosztorysowym, a nie ryczałtowym, które jest ustalane jako rozliczenie powykonawcze na podstawie obmiarów powykonawczych po wykonaniu robót. Na etapie podpisywania umowy obmiar robót tworzony jest na podstawie dokumentacji projektowej, następnie po wykonaniu zadania, dokonywane są obmiary w terenie i w 99 % kwoty kosztorysowe różnią się od tych, które są przyjęte w przedmiarach początkowych. Dodał, iż w tym przypadku też tak było. Wartość powykonawcza różniła się od wartości umownej o 1,5%.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca zapytał, czy fakturę wystawia się po obmiarach wykonawczych?
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego potwierdził, że tak oraz wyjaśnił, że istnieje obmiar powykonawczy, kosztorys powykonawczy i na podstawie tego wystawione są faktury.
Radny Bogumił Kwiatkowski powiedział, że z umowy wynikało, że wartość była na
247 742,02, natomiast faktura opiewała na kwotę 148 595,80 zł?
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego odpowiedział, że jest to druga faktura. W ramach środków niewygasających przeniesiono tylko tą część, która nie została zrealizowana w 2017 r. Wystawiona była jeszcze jedna faktura, której wartość została zapłacona w 2017 roku i nie jest ona uwzględniona w wydatkach niewygasających.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca zapytał o wartość tej faktury?
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości odpowiedziała, że wartość opiewa na
99 146,22.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca powiedział, że pierwsza faktura została zapłacona ze środków bieżących w ramach budżetu, natomiast reszta w ramach środków niewygasających. Suma faktur jest zgodna z wartością umowy. Podsumował, że Komisja Rewizyjna rozlicza fakturę na kwotę 148 595,80 zł.
Radny Bogumił Kwiatkowski powiedział, że w momencie podejmowania uchwały, wartość została wyliczona jako kosztorysowa.
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego wyjaśnił, że w momencie przenoszenia środków niewygasających zostaje przeniesiona różnica między wartością umowy, a wartością zapłaconych już faktur w ramach zadania.
Radny Bogumił Kwiatkowski powiedział, że chodzi o różnicę wynoszącą 1,5 % pomiędzy wartością umowy, a kosztorysem. Na koniec zadania widnieje kwota 148 595,80 zł idealnie tyle, ile jest w umowie, powstała zatem na tym zadaniu różnica na plus czy minus?
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego odpowiedział, że różnica w kwocie 1,5% w związku z faktem, że w ramach środków niewygasających można przenieść tylko kwotę wynikającą z umowy, a nie wartość powykonawczą, ponieważ jest ona nieznana. Powstała różnica przewyższająca wartość umowną została zapłacona ze środków budżetu w 2018 roku.
Radny Bogumił Kwiatkowski zapytał jaka to była kwota?
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego odpowiedział, że to różnica pomiędzy kosztorysem powykonawczym, a wartością umowy czyli kwota 3.886,13 zł (faktura nr 251), po zsumowaniu wszystkich trzech faktur, odpowiada to kwocie odbioru protokołu końcowego robót.
Zad. 3 „Opracowanie dokumentacji projektowej dla zadania pn. „Budowa drogi gminnej łączącej ulicę Jabłoniową i Wierzbową w Bierzglinku z wewnętrzną gruntową drogą gminną zlokalizowaną na działce geod. nr 285 ob. Obłaczkowo”.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca zapytał, kto potwierdza podpisem aneks, czy jest to Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego czy Skarbnik ?
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego odpowiedział, że Skarbnik nie ma obowiązku podpisu. Urząd Gminy pracuje w programie finansowym Doskomp, do którego wprowadzane są wszystkie umowy, aneksy. W przypadku aneksowania nie mającego pokrycia w budżecie, program nie zezwala na jego wprowadzenie.
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości wyjaśniła, że w aneksie powinien być podpis Skarbnika w momencie, kiedy nie ma na to środków w budżecie. Po wprowadzeniu przez wydziały merytoryczne aneksów czy umów w systemie Doskomp, księgowość kontroluje zakresy finansowe wynikające z aneksów.
Radny Bogumił Kwiatkowski zapytał, czy z ustawy o finansach nie wynika, że każda rzecz finansowa powinna być z kontrasygnatą Skarbnika?
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca wyjaśnił, że ustawa o finansach publicznych mówi tylko o odpowiedzialności finansowej, kontrasygnata potrzebna jest przy decyzji Burmistrza Gminy, gdyby Burmistrz jednoosobowo wymusił pewne naruszenie, następnie Skarbnik ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do Regionalnej Izby Obrachunkowej oraz do Rady Miejskiej.
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości podkreśliła, że z pewnością nie stanowi to naruszenia dyscypliny o finansach publicznych, natomiast naruszeniem byłoby, gdyby tych środków nie było.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca skierował pytanie do Danuty Miś Naczelnika Wydziału Księgowości jak wygląda sprawa dotycząca zadania nr 3, gdzie na wykonawcę została nałożona kara umowna. Wyjaśnił, że Wykonawca wystawił fakturę, w której nie uwzględniono tej kary za nieterminowe wykonanie zadania. Zapytał, czy kara w kwocie ponad 6.000,00 zł faktycznie została naliczona w stosunku do całego zadania?
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości odpowiedziała, że gmina na podstawie umowy z określonych powodów nalicza kary, księgowość otrzymuje łącznie z kontrahentem oświadczenie o potrąceniu kar. Na podstawie tego oświadczenia, wystawia się notę księgową, w tym przypadku na kwotę 6 127,50 zł.
Faktura wydatkowo jest rozliczana całościowo na kwotę 50 245,50 zł, ale ta należność rozdysponowana jest w dwóch przelewach: umniejszona, czyli 44 118,00 zł przelana została do kontrahenta, natomiast kwota 6 127,50 zł przelana została na rachunek dochodów gminny.
Radny Bogumił Kwiatkowski zapytał, jak rozliczane są środki niewygasające, czy są rozliczane całokształtem kwoty, ponieważ te 6 127,50 zł wraca do budżetu?
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości odpowiedziała, że rozliczana jest cała kwota.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca podsumował, że w zadaniu nr 3 kwota 50 245,50 zł została rozliczona.
Zad.6 „Budowa kanalizacji deszczowej w ulicy Sokołowskiej i ulicy Łokietka we Wrześni”.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca powiedział, że w tym zadaniu brakuje faktury dotyczącej pracy Inspektora Nadzoru.
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego odpowiedział, że sprawa jest bardzo podoba jak w zadaniu nr 1. W ramach środków niewygasających zostaje przeniesiona tylko i wyłącznie wartość umowy. W związku z faktem, że wartość powykonawcza robót na zadaniu wyszła obmiarowo większa, niż wartość umowy, został wyczerpany limit dostępnych środków finansowych w ramach środków niewygasających w tym zadaniu. Wyjaśnił, że faktura inspektora nadzoru została zapłacona w ramach środków bieżących w budżecie na rok 2018.
Zad.7 „Opracowanie dokumentacji projektowej dla zadania „budowa dróg gminnych w rejonie osiedla ul. Azaliowej we Wrześni”.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca powiedział, że to zadanie nie zostało zrealizowane w środkach niewygasających.
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego odpowiedział, że zostało zrealizowane w ramach budżetu 2018
Radny Bogumił Kwiatkowski zapytał, jaka była przyczyna nie zrealizowania tego zadania?
Jan Krotoszyński Naczelnik Wydziału Inwestycyjno-Komunalnego wyjaśnił, że główną przyczyną była zmiana prawa, która spowodowała, że decyzje środowiskowe oraz pozwolenia wodno-prawne zaczęły wydawać instytucje inne, niż do tej pory. Starostwo Powiatowe przygotowywało to w sposób sprawny, natomiast po zmianie prawa te decyzje wydawane są przez pół roku albo dłużej. Podkreślił, że to samo dotyczy zadania nr 11 „Opracowanie dokumentacji projektowej dla zadania „Budowa dróg gminnych w rejonie osiedla ul. Paderewskiego we Wrześni”.
Karol Nowak Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Września wyjaśnił, że w sprawie zadania nr 17 Komisja Rewizyjna uzyska odpowiedź w dniu 17 kwietnia 2019 r. w związku z nieobecnością merytorycznego pracownika Referatu Obsługi Inwestorów.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca poprosił członków komisji o kontynuację pozostałych 7 zadań środków niewygasających, zaczynając od zadania nr 11.
11. Opracowanie dokumentacji projektowej dla zadania pn. „Budowa dróg gminnych w rejonie osiedla ul. Paderewskiego we Wrześni” - 60016/6050.
Plan 69 495,00 zł
Wydatkowano 0,00 zł
Środki niewykorzystane 69 495,00 zł
Zad.12 Remont ścieżki rekreacyjnej w parku im. marszałka J. Piłsudskiego we Wrześni – 90095/4270.
Plan 123 586,71 zł
Wydatkowano 3 599,00 zł
Środki niewykorzystane 119 987,71 zł
faktura nr BGN/21/18 z 23 kwietnia 2018 – F18/1872
Jarosław Bartosiewicz Badania Gruntów – Poznań 369,00 zł
faktura nr 1805/00015 z 9 maja 2018 – F18/2305
Politechnika Poznańska 1. 230,00 zł
umowa nr WIK.ZP.2151.14.2018 z 18 kwietnia 2018
rachunek z 18 czerwca 2018 – F18/3180
Stanisław Majchrzycki – Poznań 2.000,00 zł
umowa nr WIK.ZP.2151.7.2018 z 26 marca 2018 r.
RAZEM: 3 599,00 zł
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca skierował pytanie do Roberta Stachowicz Kierownika Referatu Inwestycyjnego czy zadanie nr 12 zostało zrealizowane, jeśli tak, to z jakich środków? ?
Robert Stachowicz Kierownik Referatu Inwestycyjnego wyjaśnił, że w momencie kiedy inwestycja została rozpoczęta przez firmę Infracon przeszła przez Wrześnię 11 sierpnia 2017 r. nawałnica, która spowodowała że do parku im. marszałka J. Piłsudskiego nie można było wejść, usuwanie drzew i krzewów trwało bardzo długo i tym samym wykonawca odstąpił od umowy, w związku z powyższym, w ramach środków niewygasających nie wydatkowano tych środków, ale w ramach budżetu na 2018 rok zostało ogłoszone nowe postępowanie przetargowe.
Zad. 13 Budowa kanalizacji sanitarnej, deszczowej oraz modernizacja sieci wodociągowej wraz z przebudową nawierzchni jezdni ul. Ogrodowej we Wrześni – 60016/6050.
Plan 999 864,03 zł
Wydatkowano 905 032,63 zł
Środki niewykorzystane 94 831,40 zł
faktura nr 1/02/2018 z 13 lutego 2018 r. - F18/967
HS Projekt H. Sodkiewicz – Gorazdowo 18 327,00 zł
umowa nr WIK.ZP.272.4.239.2017 z 15 września 2017r.
Faktura nr 001/02/2018 z 9 lutego 2018 r – F18/974
Budownictwo Drogowe Kasprzak – Jerka 886 705,63 zł
umowa nr WIK.ZP.272.10.125.2017 z 14 września 2017 r.
RAZEM: 905 032,63 zł
Zad. 14 Budowa boiska trawiastego w Gutowie Małym – 92601/6050.
Plan 189 170,31 zł
Wydatkowano 188 653,71 zł
Środki niewykorzystane 516,60 zł
faktura nr 92/2018 z 21 czerwca 2018 r. – F18/3024
DEKADO Sp. z o. o. - Września 188 653,71 zł
umowa nr WIK.ZP.272.10.140.2017 z 5 października 2017 r.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca poprosił Danutę Miś Naczelnika Wydziału Księgowości o dostarczenie noty księgowej świadczącej o potrąceniu kary umownej.
Danuta Miś Naczelnik Wydziału Księgowości dostarczyła notę księgową, która opiewa na kwotę 1.513,36 zł.
Zad. 15 Budowa sieci wodno – kanalizacyjnej na terenie WSAG obręb Chocicza Mała – Grzymysławice – 01010/6050.
Plan 80 286, 24 zł
Wydatkowano 79 150,50 zł
Środki niewykorzystane 1 135,74 zł
faktura nr 1/S/03/2018 z 8 marca 2018 r. – F18/1153
Firma Gutkowski – Leszno 79 150,50 zł
umowa nr WIK.ZP.272.9.6.2017 z 21 lutego 2017 r.
Zad. 16 Naprawa ogrodzeń i piłkochwytów boisk przyszkolnych na terenie Gminy Września –90078/427.
Plan 249 923,74 zł
Wydatkowano 249 923,74 zł
Środki niewykorzystane 0,00 zł
faktura nr 1/02/2018 z 7 lutego 2018 r. – F18/684
Complexe Sportif – G. Kowalska – Tłuszcz 249 923,74 zł
umowa nr WIK.ZP.272.10.169.2017
Komisja Rewizyjna skontrolowała:
- wyciąg nr 016/2018 z dnia 29.06.2018 r. na rachunku środki niewygasające Urzędu Gminy Września w Powiatowym Banku Spółdzielczym we Wrześni;
- wyciąg nr 018/2018 z dnia 28.12.2018 r. za okres od 28-12-2018 r. do 28-12-2018 r. na rachunku środki niewygasające Urzędu Gminy Września w Powiatowym Banku Spółdzielczym we Wrześni saldo końcowe: 3 068 209,26 zł;
- następnie skontrolowano realizację wszystkich 17 zadań realizowanych w kolejności wykazanej w załączniku do uchwały Rady Miejskiej nr XXIX/401/2017 z dnia 21 grudnia 2017 r. uwzględniając w kolejności plan finansowy w złotych oraz wysokość wydatkowanych środków finansowych. W kolejności:
- numer zadania zgodny z numerem na załączniku
- numery faktur i rachunków
- datę wystawienia faktur i rachunków
- wysokość środków wydatkowanych.
Komisja Rewizyjna jednogłośnie nie wnosi uwag w sprawie wykazu wydatków budżetu na 2017 rok, które nie wygasają z upływem roku budżetowego.
Pkt 3,4
Ustalono, że kolejne posiedzenie Komisji Rewizyjnej odbędzie się 17 kwietnia 2019 r. o godz. 8.00, na którym komisja dokona rozliczenia dotacji celowej z budżetu na dofinansowanie osób fizycznych na wymianę źródeł ciepła w roku 2018 oraz skontroluję budowę parkingu przy Samorządowej Szkole Podstawowej nr 1 jak i skontroluje budowę progu – stopnia na rzece Wrześnicy.
Pkt 5
Wobec wyczerpania porządku obrad Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Ryszard Szwajca o godz. 9:37 zamknął posiedzenie Komisji. Protokół zawiera 11 ponumerowanych stron. Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady Miejskiej w Urzędzie Miasta i Gminy Września.
Przewodniczący
Komisji Rewizyjnej
/-/radny Ryszard Szwajca
Zastępca Komisji Rewizyjnej
/-/radny Radosław Garbarek
członek Komisji Rewizyjnej
/-/radny Bogumił Kwiatkowski
Protokolant
Agnieszka Kasprzak