Protokół z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z 9 kwietnia 2013 r.
Protokół
z posiedzenia
Komisji Rewizyjnej
z 9 kwietnia 2013 r.
Pkt 1
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 10.00 otworzył posiedzenie komisji, powitał radnych oraz zaproszonych gości.
Zgodnie z listą obecności w posiedzeniu uczestniczyło 5 członków Komisji Rewizyjnej. Nieobecny był radny Stanisław Dominiczak (załącznik nr 1).
Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami komisji:
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno-komunalnego;
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych;
Jolanta Cypryańska, samodzielny referent w Biurze Rady Miejskiej.
Pkt 2
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski przedstawił porządek obrad posiedzenia komisji (załącznik nr 2).
Przedstawił ofertę szkoleniową Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu w zakresie zatwierdzenia wykonania budżetu oraz absolutorium dla zarządu jednostki samorządu terytorialnego wójta, burmistrza, prezydenta.
Pkt 3
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski poprosił kierownika referatu zamówień publicznych, pana Tomasza Koralewskiego o przedstawienie informacji dotyczących realizacji zamówień publicznych w roku 2012.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych omówił kwestię dotyczącą realizacji zamówień publicznych w roku 2012. Przedstawił sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych (załącznik nr 3).
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski zapytał, jaka była łączna kwota zamówień publicznych w 2012 roku?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że łączna kwota to 15 500 mln zł netto dla zamówień powyżej 14 tys €.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski zapytał, czy zamówienia publiczne realizowane w 2012 roku zostały zrealizowane w całości?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że wszystkie umowy przedstawione w sprawozdaniu dotyczące zamówień powyżej 14 tys € zostały zrealizowane w 100% z wyłączeniem kilku umów, które wpisane są w środkach niewygasających. Jednak zostały ujęte w sprawozdaniu, ponieważ do sprawozdania wpisuje się informacje o zawartych umowach, a nie o zakończeniu postępowania w sensie realizacji umowy.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski zapytał, czy zamówienia publiczne poniżej 14 tys € w 2012 roku także zostały zrealizowane w całości?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że zamówienia poniżej 14 tys € są to zamówienia jednoroczne i kończą się z dniem 31 grudnia. Wszystkie zostały zrealizowane.
Radny Ryszard Szwajca odnośnie postępowania, które zostało opublikowane w dzienniku ustaw UE dotyczące dowozu dzieci do szkół, zapytał czy umowa podpisywana jest na rok szkolny, czy rok budżetowy?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że umowa podpisywana jest na rok budżetowy. Całość zamówienia podzielona jest na 8 tras i każda trasa to dowóz dzieci do konkretnej szkoły. Przewoźnik zabiera dzieci z konkretnej miejscowości i dowozi je do szkoły, przywozi także na zajęcia lekcji wf-u, także praktycznie przez cały dzień jest do dyspozycji zamawiającego. Zawartych jest 8 umów, które realizowane są od 2 stycznia do świąt Bożego Narodzenia z wyłączeniem okresu wakacyjnego. Ogłoszenie w biuletynie UE było konieczne, ponieważ wartość szacunkowa przekraczała 200 tys €, a w takiej sytuacji ogłoszenie postępowania przez dzienniki UE jest obligatoryjne. Całość postępowania jest dość wydłużona i trwa ok 3 mies.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, ile wpłynęło ofert?
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że wpłynęło 7 ofert. Na kilka tras były po 2 oferty, na dłuższe trasy po 3 - 4 oferty. Startowały firmy nie tylko miejscowe ale i okoliczne.
Radny Ryszard Szwajca zaproponował, by komisja skontrolowała dokumentację wybranego zamówienia.
Dodał, że wydatki do 14 tys € nie „przechodzą" przez referat zamówień publicznych i realizowane są przez inne wydziały, tak więc referat zamówień publicznych nawet o tym nie wie, bo nie musi.
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że w urzędzie nie ma regulaminu wewnętrznego. Każdy wydział, czy referat może realizować zamówienie do 14 tys € zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych, czyli w sposób należyty wydatkować środki zgodnie z zapisami ustawy. Z ustawy zamówień publicznych nie wynika i nie ma zapisów, żeby rejestrować zamówienia do 14 tys €. Jednak nowelizacja ustawy spowodowała to, że w 2014 roku sprawozdanie za 2013 rok zostanie objęte sprawozdawczością zamówień do 14 tys €. Postępowania, które „przechodzą" przez referat zamówień publicznych najczęściej dotyczą wydziału inwestycyjnego, gdzie są realizowane zamówienia poniżej progu, np. roboty budowlane w kwocie 30 - 40 tys zł, a także z referatu komunalnego, z zespołu gospodarczego. Zamówienia realizowane w formie umowy „przechodzą" przez referat zamówień publicznych.
Radny Ryszard Szwajca poprosił kierownika referatu zamówień publicznych, pana Tomasza Koralewskiego o dostarczenie do biura rady nowelizacji ustawy o zamówieniach publicznych.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski zaproponował, by komisja skontrolowała dokumentację zamówienia dotyczącego budowy dróg gminnych wraz z odwodnieniem: budowa ulic Szafirowej i Koralowej we Wrześni.
Członkowie Komisji Rewizyjnej poprosili, by kierownik referatu zamówień publicznych, pan Tomasz Koralewski na następne posiedzenie Komisji przygotował dokumentację zamówienia dotyczącego budowy dróg gminnych wraz z odwodnieniem: budowa ulic Szafirowej i Koralowej we Wrześni.
Pkt 4
Komisja Rewizyjna ustaliła termin kolejnego posiedzenia na dzień 7 maja 2013 roku o godz. 10. 00 w sali sesyjnej Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni w sprawie: kontynuacji kontroli realizacji zamówień publicznych w roku 2012 oraz analizy i zaopiniowania wykonania budżetu Miasta i Gminy Września za rok 2012.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski i radny Szymon Paciorkowski zadeklarowali chęć udziału w szkoleniu Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu w dniu 25 kwietnia 2013 roku w zakresie zatwierdzenia wykonania budżetu oraz absolutorium dla zarządu jednostki samorządu terytorialnego wójta, burmistrza, prezydenta.
Pkt 5
Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski o godz. 11.00 zamknął posiedzenie komisji.
Protokół zawiera 3 ponumerowane strony.
Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady w Urzędzie Miasta i Gminy Września.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
radny Bolesław Święciochowski
radny
Waldemar Bartkowiak
radny
Szymon Paciorkowski
radny
Maciej Szelągiewicz
radny
Ryszard Szwajca
Protokolant
Jolanta Cypryańska