Protokół z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z 28 listopada 2012 r.
Protokół
z posiedzenia
Komisji Rewizyjnej
z 28 listopada 2012 r.
Pkt 1
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 10.00 otworzył posiedzenie komisji, powitał radnych oraz zaproszonych gości.
Zgodnie z listą obecności w posiedzeniu uczestniczyło 6 członków Komisji Rewizyjnej (załącznik nr 1).
Uczestnicy posiedzenia nie będący członkami komisji:
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego;
Robert Stachowicz, kierownik referatu inwestycyjnego;
Anna Walicht, inspektor referatu inwestycyjnego;
Tomasz Koralewski, kierownik referatu zamówień publicznych;
Anna Olkowska, samodzielny referent w Biurze Rady Miejskiej;
Jolanta Cypryańska, referent w Biurze Rady Miejskiej we Wrześni;
Sonia Kubicka, stażystka wydziału organizacyjnego.
Pkt 2
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski przedstawił porządek obrad posiedzenia komisji (załącznik nr 2).
Pkt 3
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski poprosił naczelnika wydziału inwestycyjno - komunalnego o przedstawienie informacji dotyczących przebudowy kamienicy przy ulicy Rynek 19 we Wrześni przeznaczonych na siedzibę Ośrodka Pomocy Społecznej.
Na salę obrad wszedł radny Stanisław Dominiczak oraz radny Szymon Paciorkowski. Od tego momentu w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej uczestniczyło 6 członków komisji.
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że w październiku 2011 roku nastąpiło otwarcie ofert dotyczących wykonania przebudowy nieruchomości przy ul. Rynek nr 19 i 20. Przedstawił zbiorcze zestawienie ofert (załącznik nr 3). Najkorzystniejszą dla gminy okazała się oferta firmy POSBAU S.A. Budownictwo Uprzemysłowione z Poznania. Gmina podpisała umowę z ww. firmą. Kwota realizacji przedsięwzięcia opiewa na 2.591.867,51 zł. Z pierwotnej umowy wynikało, że termin zakończenia robót budowlanych nastąpi 15.10.2012 r. Realizację przebudowy firma zaczęła w listopadzie ubiegłego roku i od tego czasu kilkakrotnie aneksowano pierwotną umowę (załącznik nr 4). Oprócz umowy na wykonanie przebudowy istotna stała się również umowa dotycząca zamówienia uzupełniającego, spowodowanego zmianą aranżacji budynku. Pierwotna koncepcja zakładała, że cała powierzchnia budynku, z wyjątkiem parteru przeznaczona zostanie na pomieszczenia administracyjne dla Ośrodka Pomocy Społecznej. Jednak podjęto decyzje, że ze względu na wejście w życie ustawy śmieciowej ostatnie piętro nowego budynku zajmie referat inwestycyjny, natomiast w części parterowej umieszczone zostaną komórki, które zajmują się głównie obsługą petentów. Na inwestycję gmina otrzymała dotację od Wojewody w kwocie 656 tys. zł. Ze względu na zmianę koncepcji gmina musiała podpisać umowę na zamówienie uzupełniające, gdyż koniecznym stało się przebudowanie pomieszczeń. Umowa nr 82/WIK/2012 (załącznik nr 5) zakłada zakończenie prac do 29.12.2012r. Umowa pierwotna o numerze 95/WIK/2011 (załącznik nr 6) zakładała zakończenie inwestycji do dnia 15.10.2012, jednak wystąpiły niekorzystne warunki atmosferyczne, tj. mrozy oraz prace archeologiczne podczas wykonywania robót ziemnych i fundamentowych. Archeolog wstrzymał prace budowlane firmy POSBAU S.A. ze względu na odkryte w danym miejscu znaleziska, co spowodowało przedłużenie terminu zakończenia inwestycji do 15.12.2012 r. Zakres inwestycji polegał na rozbiórce istniejących budynków przy zachowaniu fasady jednego z nich. Fasada zewnętrzna pozostała zachowana w pierwotnym kształcie, jednak cała reszta została rozebrana do fundamentu i na tym miejscu powstał nowy budynek z piwnicą i trzema piętrami. Cała powierzchnia budynku to ok. 1048,90 m2. Parter z dwoma witrynami zostanie przeznaczony na duży lokal usługowy, natomiast od wyjścia z parkingu będzie zlokalizowana kasa oraz kancelaria Ośrodka Pomocy Społecznej. W piwnicach mieścić się będzie archiwum lub magazyn, serwerownia oraz maszynownia dźwigu. Na pierwszym i drugim piętrze będą biura OPS-u. Na trzecim piętrze prawdopodobnie mieścić się będzie referat inwestycyjny oraz referat zamówień publicznych. Jednak decyzja co do tej sprawy nie jest jeszcze podjęta. Budynek wyposażony będzie w windę. Na dzień dzisiejszy zaawansowanie prac budowlanych wygląda następująco: skończona jest piwnica, trzecie i drugie piętro. Dodał, że problemem jest wysoka wilgoć w ścianach, jednak budynek jest już ogrzewany i wentylowany. W pierwszym tygodniu grudnia zaczną się prace związane z mocowaniem drzwi oraz stawianie ścianek.
Radny Bolesław Święciochowski zapytał, o ile zmieniła się zakładana pierwotnie kwota dotycząca tejże inwestycji?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że budowa nie została zakończona, dlatego nie można określić, jaki będzie ostateczny koszt inwestycji. Dodał, że gmina przewiduje, że koszty będą wyższe od zakładanych pierwotnie, ponieważ projektant nie uwzględnił w kosztorysie wszystkich elementów, co zostało zapisane w protokołach konieczności (załącznik nr 7). Pracownicy wydziału inwestycyjnego spotykają się raz w tygodniu z przedstawicielami firmy oraz z trzema inspektorami nadzoru. Z każdych spotkań jest spisywana notatka. Wszystkie problemy, które powstają na budowie są zapisywane, omawiane i w większości rozwiązywane na bieżąco z uczestnikami spotkania. Wystąpiły kolizje z pierwotnym projektem, w związku z tym pracownicy wydziału byli cały czas w kontakcie z projektantem, inspektorem nadzoru oraz kierownikiem budowy.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał, czy kosztorys obejmował renowację ściany, która została ocalona z drugiej kamienicy? Czy renowacja ujmowała remont balkonów żeliwnych, które tam się znajdują?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że projektant przewidywał renowację i oczyszczenie ścian, uzupełnienie fug między cegłami, renowację cokołu i wszystkich elementów ozdobnych. Natomiast balustrady były czyszczone i malowane na miejscu, było to zgodne z projektem stworzonym przez projektanta.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał, czy kwota, którą ma otrzymać firma POSBAU S.A. za wykonanie zlecenia przekroczy 3 mln. zł?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że jest to możliwe. Należy przeanalizować wszystkie kosztorysy związane zarówno z umową pierwotną, jak i tą uzupełniającą.
Radny Maciej Szelągiewicz zapytał, czy jeżeli wykonawca przekroczy termin zakończenia prac zawarty w aneksie, zostaną nałożone na niego sankcje?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że wykonawca może przekroczyć termin zakończenia prac budowlanych, ale wiąże się to z karami umownymi, które określa umowa pierwotna wraz z aneksami.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał, czy po zakończeniu prac Ośrodek Pomocy Społecznej będzie znajdował się tylko i wyłącznie w tym budynku, czy też zostaną pojedyncze biura w starej siedzibie OPS-u?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że przeniesione zostaną biura z OPS-u z ulicy Szkolnej. Natomiast, jeżeli chodzi o pracowników z ulicy Słowackiego, to nie jest to jeszcze sprecyzowane. Decyzja nie została jeszcze podjęta.
Radny Szymon Paciorkowski zapytał, czy parter, który ma być przeznaczony jako lokal usługowy jest urządzany z ukierunkowaniem na konkretną działalność gospodarczą?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że nie. Lokal będzie miał podwieszane sufity i wymalowane na biało ściany.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, który z urzędników jest odpowiedzialny za inwestycję przy ulicy Rynek 19 i 20?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że na początku był to pan Szymkowiak, jednak nastąpiła zmiana i teraz inwestycje ze strony gminy nadzoruje pani Anna Walicht.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, z czyjej inicjatywy umowa nr 82/WIK/2012 z dnia 6.11.2012 r. została zawarta?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że pozwolenie na budowę wymusiło zmianę aranżacji, dlatego zasadnym było podpisanie umowy na prace dodatkowe.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, dlaczego umowa nr 82/WIK/2012 została zawarta dopiero dnia 6.11.2012 r.? W umowie nr 95/WIK/2012 pierwotny termin zakończenia prac przewidziany był na dzień 15.10.2012 r.
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że podpisanie umowy uzupełniającej w żaden sposób nie koliduje z terminami ustalonymi w umowie pierwotnej. Prace nad umową uzupełniającą rozpoczęły się znacznie wcześniej ze względu na głęboką analizę wszystkich kosztorysów. Protokół konieczności, który narzucił zmiany, został podpisany 10.07.2012. Ponadto wydział postępował zgodnie z wymogami Regionalnej Izby Obrachunkowej.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy Regionalna Izba Obrachunkowa kontrolowała tę sprawę?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że nie, ale kontrolowała inne zamówienie i wskazała, że postępowania w przypadku takich robót uzupełniających wymagałoby zastosowania takiej procedury, stąd gmina tak postąpiła.
Radny Ryszard Szwajca powiedział, że nie są to roboty uzupełniające. Zmieniono koncepcje budowy i z tego wynikły dodatkowe koszty i dodatkowa umowa.
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że zmieniono aranżacje pomieszczeń, nie koncepcję projektową. Budynek jest ten sam, w takim samym usytuowaniu, ma takie same kondygnacje, taką samą powierzchnie użytkową.
Robert Stachowicz kierownik referatu inwestycyjnego powiedział, że przez zmianę aranżacji rozumie się, np. podzielenie jednego biura na cztery mniejsze, czyli postawienie dodatkowych ścian działowych i drzwi.
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że przedmiot zamówienia nie obejmuje umeblowania.
Radny Stanisław Dominiczak zapytał, czy zmiany aranżacyjne spowodują niższe koszty?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że nie. Jeżeli są dodatkowe drzwi, grzejniki czy wentylacja itp., to są większe koszty.
Radny Stanisław Dominiczak zapytał, czy ww. inwestycja powstała na działce gminnej, czy też gmina zakupiła jakąś część tego terenu?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że inwestycja powstała na działce gminnej.
Radny Bolesław Święciochowski zapytał, jak zakończyły się badania archeologiczne?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że jest wykonana dokumentacja przez archeologa. Cały nadzór archeologiczny kosztował 17200 zł (załącznik nr 8).
Radny Bolesław Święciochowski zapytał, czy wykonawca miał opóźnienia w pracach budowlanych?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że zdarzyły się takie sytuacje, że pewne rzeczy nie zostały zrobione terminowo. Jednak nie trzeba było interweniować, ale raz w tygodniu pracownicy wydziału inwestycyjnego spotykają się z wykonawcą, inspektorem nadzoru i omawiają istniejące w danym momencie problemy.
Radny Stanisław Dominiczak zapytał, czy nie było sytuacji, że gmina nadpłaciła pewne kwoty?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że nie. Dodał, że gmina płaci wykonawcy na bieżąco.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, czy został ogłoszony przetarg na roboty dodatkowe?
Tomasz Koralewski kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że to nie są roboty dodatkowe, to jest zamówienie uzupełniające. Ogłaszając przetarg podstawowy, czyli w oparciu o pierwszy projekt. Zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych i treściami ogłoszeń, jakie są zamieszczane, zamawiający może, ale nie musi zaznaczyć, że w okresie od udzielenia zamówienia podstawowego, czyli zawarcia tej umowy w drodze przetargu, może temu samemu wykonawcy, w trybie z wolnej ręki, zlecić zamówienie uzupełniające, jeżeli przewidział je w treści ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ustawa nie określa precyzyjnie, co rozumie się pod pojęciem zamówień uzupełniających, lecz mają odpowiadać kodom słownikowym C.P.V., które dotyczyło zamówienia podstawowego, czyli roboty budowlane.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, kiedy gmina podjęła decyzja o zmianie funkcji techniczno - użytkowej?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że wtedy, kiedy uzyskała zmianę pozwolenia na budowę, czyli 19.07.2012 r. Jednak pozwolenia na budowę jest finalnym elementem, który następuje po opracowaniu dokumentacji. Podpisano umowę na zmianę adaptacji w dniu 21.05.2012, czyli przyjąć należy, że prace nad zmianą funkcji techniczno - użytkowej zostały podjęte w maju.
Robert Stachowicz kierownik referatu inwestycyjnego powiedział, że we wrześniu został zawarty aneks do umowy, w związku z tym we wrześniu został przesunięty termin zakończenia prac budowlanych, a umowa dodatkowa została zawarta w listopadzie, czyli nie po terminie zakończenia prac. Najpierw zmieniono termin zakończenia podstawowej umowy i dopiero później gmina podjęła decyzje o zawarciu kolejnej umowy (załącznik nr 9).
Tomasz Koralewski kierownik referatu zamówień publicznych powiedział, że zamówienie uzupełniające jest odrębnym zamówieniem bazującym na odrębnej umowie. Nie koniecznie musi być termin jego zakończenia taki sam, jak zadania podstawowego, jest to odrębne zamówienie osobno rejestrowane. Elementy, które zostały uwzględnione w zamówieniu uzupełniającym mogłyby zostać zrealizowane w drodze przetargu nieograniczonego, gdyby wykonawca, który był związany z gminą umową podstawową, nie wyraził zgody na zawarcie umowy o zamówieniach uzupełniających.
Radny Waldemar Bartkowiak zapytał, czy wszystkie wydziały z parteru Urzędu Miasta i Gminy zostaną przeniesione do nowego budynku?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że nie. Referaty, które obsługują bezpośrednio interesanta zostaną w ratuszu.
Radny Waldemar Bartkowiak zapytał, kiedy zostanie przeprowadzony przetarg na zagospodarowanie lokalu usługowego?
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że wydział gospodarki mieszkaniowej zajmuje się tym przetargiem. Termin nie został jeszcze wyznaczony.
Radny Ryszard Szwajca zapytał, jak wygląda sprawa parkingu, który inwestor miał zagwarantować do czasu trwania inwestycji? Dodał, że od 28 września 2012 roku parking jest zamknięty.
Jan Krotoszyński, naczelnik wydziału inwestycyjno - komunalnego powiedział, że wykonawca wynajął plac znajdujący się na rogu ulicy Szkolnej i Staszica. Kiedy zwolniono część parkingu przy ratuszu, burmistrz postanowił, że pracownicy nie będą parkować już na placu lecz na połowie parkingu. Dodał, że sekretarz Urzędu Miasta i Gminy Września określił, którzy urzędnicy mogą parkować na wyznaczonym terenie.
Pkt 4
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej, radny Bolesław Święciochowski powiedział, że należy zastanowić się nad tematami, które Komisja Rewizyjna będzie omawiała w przyszłym roku i zamieścić je w planie pracy.
Radny Stanisław Dominiczak zaproponował, aby jeden z tematów dotyczył przeanalizowania dofinansowania kosztów zatrudnienia młodocianych pracowników.
Radny Ryszard Szwajca poprosił, aby w przyszłym roku Komisja Rewizyjna zajęła się stanem realizacji uchwał śmieciowych.
Komisja Rewizyjna po zapoznaniu się z oświadczeniami pracowników odpowiedzialnych za nadzorowanie inwestycji, a także po odpowiedziach na dodatkowe pytania członków stwierdza, że realizacja zadania, a także dokonywane w trakcie realizacji zmiany były uzasadnione.
Komisja Rewizyjna stwierdza, że w związku z niepewną sytuacją firm biorących udział w realizacji zadania konieczne jest po jej zakończeniu dokładne przeanalizowanie poprawności inwestycji pod względem finansowym.
Pkt 5
Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Bolesław Święciochowski o godz. 11.40 zamknął posiedzenie komisji.
Protokół zawiera 6 ponumerowanych stron.
Wszystkie załączniki znajdują się do wglądu w Biurze Rady w Urzędzie Miasta i Gminy Września.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
/-/Bolesław Święciochowski
/-/Radny Waldemar Bartkowiak
/-/Rady Maciej Szalągiewicz
/-/Radny Szymon Paciorkowski
/-/Radny Stanisław Dominiczak
/-/Radny Ryszard Szwajca
/-/Protokolant Sonia Kubicka